A könyvelőm az APEH réme, a vállalati jogászom az egyik sztárügyvéd, az informatikusom pedig az öcsém legjobb haverja…

Van Magyarországon néhány dolog, amihez mindenki ért. Ilyen a foci, a politika és a számítógépek. Mindannyiunknak kellemesebb lesz, ha most az első kettőt egy rövidke időre elfelejtjük, és az informatikára koncentrálunk. Miért nem jó, ha a házmester fia az IT vezető?

cikk letöltése pdf formátumban
Kérdésem lehet, nevetségesnek hangzik, de ez csak egy kissé sarkos megfogalmazása annak a véleményemnek, hogy a cégvezetők nem tudják, milyen hatással van az informatikai rendszer cégük létére, fejlődésére. Erről persze egyáltalán nem tehetnek, sőt. A legtöbb cégvezető megpróbál mindenfajta általa ismert kommunikációs technikát bevetni ahhoz, hogy szóba elegyedjen informatikusával, rendszergazdájával. Az esetek egy részében ez nem sikerül, mert nincs közös nyelv, amin megérthetnék egymást. Ráadásul ez még az a jobbik eset, amikor az informatikus a maga kis dolgát remekül érti csak épp a cég céljait, stratégiáját képtelen felismerni és tevékenységét ezek szolgálatába állítani. A rosszabbik és nem kevésbé ritka eset az, amikor az „informatikus” nem is ért igazán ahhoz, amihez kéne, nem szakember, még akkor sem, ha magát annak is képzeli.

Miért ilyen fontos az IT? Nem lehet, hogy kicsit túldimenzionálják ezt a témát?

Tudom, hogy kicsit mórickás vagyok, amiért mindig mindenről ugyanaz jut eszembe, szakmai ártalom. Próbájuk meg fordítva megvizsgálni a kérdést! Mi lenne velünk, így a 21. század elején, informatika, számítógépek nélkül. Mondjuk azt, hogy áramszünet van. Áramszünet, de nem egy félórára, amikor csak az idegesítő, hogy nem lehet kávét főzni, leáll a fűtés és kissé sötét van. Nincs áram, mondjuk egy hétig. Mekkora kiesést jelent ez az Ön cégénél? Egyáltalán érdemes bemennie dolgozni? Látatlanban is biztosra veszem, a cége összes adata, minden létező termeléssel, értékesítéssel, dokumentálással kapcsolatos folyamata képtelen létezni az eszközök és a működő rendszer nélkül.

Azt tehát megállapíthatjuk, hogy az informatikai rendszer, úgy kell minden cégnek, mit egy falat kenyér az éhezőnek. A minőség persze itt sem elhanyagolható tényező:

Az Ön cége hol tart az „informatikai rendszerüzemeltetés evolúciójában”?

Ahhoz, hogy erre a kérdésre választ kapjunk, vizsgáljuk meg, milyen hazai gyakorlati megoldásokat találunk és ezeknek melyek az előnyös illetve előnytelen pontjai.

Van egy elméletem, ami nem teljesen eredeti, de Darwintól azért nem szégyen kölcsönözni néhány gondolatot. Az informatikai rendszer üzemeltetésének evolúciója ugyanolyan rögös és buktatókkal, zsákutcákkal teli, mint amilyen a homo sapiens és elődeinek a fejlődése volt, csak ebben az esetben évtizedekben, nem pedig évmilliókban kell számolnunk.

Az idők kezdetén, amikor a káoszból, vagyis a rendszerváltásból, kialakult a rend, egyre másra jöttek létre a kis vagy közepes cégek. Kényszerből, ötletből vagy családi hagyományokból táplálkozó kezdetleges szervezetek voltak ezek. A számítástechnika is csecsemő korát élte, így az esetek nagy részében az „informatikus” a cég vezetője volt egyben.

Később, amikor beindultak, virágoztak, fejlődtek és növekedtek a cégek az ügyvezető már nem volt képes minden feladatot maga végezni, ezért ismeretségi köréből kerített valakit, aki képességeinek megfelelően igyekezett ellátni a feladatait. Majd kiderült, hogy egy saját alkalmazott nélkül nem lehet az új kihívásoknak megfelelni hamarosan pedig az is nyilvánvalóvá vált, hogy egy egész informatikai osztályra van szükség.

Manapság pedig egészen egyértelművé vált, hogy az a legelőnyösebb megoldás, ha az informatikai szolgáltatások jelentős részét (gyakran mindent) kiszervezik a cégből és külsős szolgáltatóval végeztetik el a feladatokat. Ezek az informatikai törzsfejlődés szabályos és szükségszerű lépcsőfokai. Keretes írásunkban kis összefoglalót talál arról, hogy az egymást követő szinteknek melyek az előnyös illetve hátrányos ismérvei.

Amint azt látni fogják az informatikai szolgáltatások kiszervezése messze a legtöbb előnnyel kecsegtető módszer. A lehető legkevesebb erőforrást kívánja meg a cégtől cserébe pedig magas színvonalú, ellenőrizhető, megbízható szolgáltatást képes nyújtani.  Amelyik cég ezt már megvalósította, nem is érti, hogy hogyan lehetne máshogy. Amelyik cég pedig saját alkalmazottal dolgoztat talán nem is tudja, hogy hogyan lehetne kényelmesebbé, gazdaságosabbá, hatékonyabbá tenni mindezt, de később erről is esik majd szó.

EVOLÚCIÓS LÉPCSŐ FOK

Ügyvezető vagy az egyik fontos vezető a rendszergazda is egy személyben:

+       olcsónak tűnik

+       bizalmas adatok miatt nem kell izgulni

+       nem kell aggódnia, hogy az it-s kolléga átveri/lelécel

-         nem biztos, hogy akkor ér rá amikor kell

-         ha hiba van, akkor az alkalmazottak ráhagyják, hiszen ő a főnök

-         nem ért hozzá nem ez a szakmája

-         csak napi problémákat old meg (tűzoltás)

-         nem építi a rendszert

-         ő a legdrágább ember és olcsó munkát végez

-         cégvezetőként saját feladatait nem végzi

-         adatvesztési kockázat (szakértelem hiányából eredő problémák)

Haver- rokon- ismerős, aki csak „segít”, de igazából máshol dolgozik:

+        Személyes ismeretség

+       Olcsó (?)

-         nem akkor ér rá, amikor kell

-         nem mindig tudja felvenni a telefont

-         nem tud számlát adni

-         katasztrófa helyzetben nem biztos, hogy számíthatunk rá

-         nem ez a szakmája, hobbista

-         nem látja az üzleti előnyöket

-         nincs dokumentálva semmi

-         nem tud odafigyelni aktívan a cégre, csak akkor lép, ha hívják

Saját alkalmazott:

+       azt hisszük, hogy megbízható

+       mindig ott van, mindig számíthatunk rá

-         szabadság, betegség idején nehéz pótolni

-         nincs felelőssége, nem kötbérezhető

-         elő kell neki írni, hogy mit kell csinálnia, kell mellé egy főnők

-         feladatokat megold, de nem szeret magának keresni

-         mint szervezeti egység törődni kell vele

Saját IT osztály:

+       meg lehet benne bízni

+       van dedikált it vezető (ügyvezetőről leveszi a terhet)

-         drága, 70-100 számítógép fölött érdemes elgondolkodni rajta

-         hatékonysága miatt kb. 70 számítógép alatt biztosan nem jó megoldás

-         nehéz „felrobbantani”

-         úgy éli meg, minta a felhasználók lennének a probléma okai, emiatt harcol ellenük

Külső IT cég:

+       Nem kell az it-vel foglalkozni, csak küldöm a problémákat és megkapom a megoldást

+       Mentesülök a hr kötöttségektől, feladatoktól (motiválás, munkajogi, szabadságolás, rendelkezésre állás hétvégén, ha többet kell esetenként dolgozni mint 8 óra, stb.)

+       Erőforrást kapok és nem munkavállalót

+       Nem rajtam kísérleteznek, sokszor felesleges dolgok megvásárlásával, hanem már kipróbált megoldásokért fizetek és utólag, amikor már működik)

+       Az IT vezetői feladatokat is ellátják (pl. éves it büdzsé, terv), de nem kell megfizetnem egy vezetőt.

+       Dokumentálnak, riportokat küldenek. Jelentik a havi problémákat?

+       Könnyel elszámoltathatóak, hiszen szolgáltató cégek.

+       sok információval rendelkeznek (mert sok helyen csinálják ugyanezt), emiatt optimálisan tudnak dönteni, optimális megoldásokat tudnak adni.

+       nem kell a folyamatok kialakításával/betartatásával vesződnöm, hiszen ők tudják mi a dolguk

+       csak azért fizethetek amit tényleg el is végeznek

+       nem idegesít, ha nem tudom kihasználni a heti 40 órás munkaidőt. Amikor nincs feladat, akkor kevesebbet fizetek.

+       Garanciát tudnak vállalni (pénzügyi garanciát is), hiszen ők nem fizetést kapnak.

+       Egyszerűbb könyvelés. Számlát adnak és kész

+       Vezetői nyelven is értenek, tudnak komplexen gondolkozni.

+       nincs érdekük adatokat lopni, mert "személytelenek", így könnyebb bennük megbízni.

-         nem bízom a szolgáltató cégekben

-         megütöttem már a bokám

Mitől lesz jó az informatikai szolgáltatás? 5 fogalom, amely nélkül nincs hatékony IT rendszer:

Prokativitás: A problémákról mindenkinél előbb tud. Sőt, felkészül egy akció tervvel, mielőtt valóban bekövetkezne a baj. A döntéshozóhoz már a megoldással megy. Nem szorul felügyeletre, irányításra, feladat kiosztásra. Maga méri fel a teendőket, és azokat hatékonyan megoldja.

Rendelkezésre állás: Bőséges és biztonságos kapacitással működik, így nem fordul elő, hogy valaki „ne érjen rá”. Képes arra, hogy mindig a megfelelő szakember álljon rendelkezésre, mert sok emberrel dolgozik, akik a szükséges speciális területen is szakértők.

Naprakészség: Együtt él a céggel, mindig mindenről tud. Például napra kész az új belépő kollégákról, akiknek IT oktatást kell adni és a távozókról, akiknek a hozzáférési jogosultságát azonnal meg kell szüntetni.

Helpdesk: A felhasználókkal, kollégákkal kedvesen, megértően bánik. Mindig elérhető számukra és bizalommal fordulhatnak felé problémáikkal. Semmiféle problémát nem okoz neki, az office vagy egyéb programok használatához nyújtandó segítség biztosítása.

Dokumentáltság: Mindenféle módosítást a rendszerben ledokumentál, azaz visszakereshető és számon kérhető. Nincs olyan, hogy az IT „önállósodik”, azaz a döntéshozó kimarad a döntéshozásból. Nincs olyan, hogy „nem tudom mikor csináltam és miért”! Az informatikai rendszer dokumentálva van. A bejelentett problémákat (hibajegyeket) rögzíti, legtöbbet írásban kommunikál.

Itt a nyakamon a gazdasági válság, én erre nem érek rá!

Dehogynem. Lehet, hogy én vagyok az örök optimista, de egy kicsit, egy egészen kicsit örülök a válságnak. Tudom, tudom, nehéz lesz meggyőznöm arról, hogy normális vagyok, mégis!

Hogyan segítheti a válság, informatikai rendszerének fejlődését, ezáltal cége növekedését?

Várhatóan a költségek csökkentése jegyében nagyrészt elmaradnak a fejlesztések! Miért örülök én ennek? Az informatikai ipar az utóbbi években szinte követhetetlen, folyton frissülő, új és újabb eszközök szoftverek megatonnáival árasztotta el a felhasználókat, hogy fizikailag szinte követhetetlenek voltak az események. Állandó mozgásban, pezsgésben pörögtünk, gyakran saját tengelyünk körül. Észre sem véve hiábavaló igyekezetünket a továbblépésre, miközben bődületes összegeket dobáltunk ki, nem virtuális ablakainkból. Ennek most bizonyára egy időre vége. Egy kicsit megnyugodhatunk. Fel és körül nézhetünk. Időt szánhatunk tervezésre, belső képzésekre, a meglévő kapacitás optimalizálására. Egészen biztos vagyok abban, hogy akik jól használják fel ezt a lélegzetvételnyi időt, olyan eddig szunnyadó erőforrásokat fognak felfedezni informatikai rendszerükben, amely a nehéz időkben is segítségükre lesz. Utána pedig, egy eddig sosem látott fejlődés motorjaként funkcionálhat.

A (rendszer)váltás, mindig nehéz! Hogyan teheti ezt meg fájdalommentesen?

Először is értékelni kell a jelenlegi helyzetet. Kollégáitól és az informatikáért felelős embertől egyaránt kérjen beszámolót arról, milyen problémák, hibák, nehézségek adódnak.

A kollégák csak a nekik nehézséget okozó, hibás működéseket sorolják fel. A rendszergazdát kérjük meg, hogy azon túl, hogy jelzi a problémákat, készítsen megoldási tervet, költségvetést és az egész projekt lebonyolításáról való elképzeléseit is vázolja.

Ezeket a véleményeket vessék össze, vitassák meg. Lehetséges, hogy házon belül orvosolható a baj. Gyakran előfordul ugyanis, hogy óriási kommunikációs szakadék tátong az informatikus és más kollégák között. Megtörténhet az is, hogy mindössze ennek a gátnak a feloldásával már egy sokkal működőképesebb rendszert lehet működtetni.

Amikor kiderül, hogy ennél nagyobb bajok is vannak, mondjuk motiválatlanság vagy a szakértelem hiánya, ne féljen változtatni. Nem kell bedőlni az olyan mondatoknak, hogy „ez itt annyira speciális, egyedi rendszer, hogy rajtam kívül úgysem látja át senki”. Biztosíthatom róla, hogy aki ért hozzá, az átlátja.

Juhász Viktor