Egy kkv cég életében az IT kihelyezés nem egy pénzügyi konstrukció csupán, mint a nagyvállalatok esetében. Sokkal inkább praktikus és versenyképesség növelő lehetőség.

A legfőbb kérdés egy cégvezető számára az, hogy sikerül-e azokat az előnyöket besöpörni és a hatásukat élvezni, amelyek potenciálisan bármelyik szolgáltató cégnél érvényes kellene, hogy legyen.

cikk letöltése pdf formátumban

Sokan és sokszor kérdezték, hogy lehetséges az, hogy bár „külsős” szolgáltatóval látják el informatikai rendszerük üzemeltetését, az mégsem mondható tökéletesnek és messze van azoktól az ismérvektől, amelyeket az előző cikkben említettem.

Ismétlés gyanánt, hogy biztosan tudja melyek azok az előnyök, kellemességek, amivel egy outsourcing informatikai szolgáltató cég kecsegtetni képes egy kkv cégvezető ezerféle problémától éppen szétrobbanni készülő idegrendszerét, felsorolom őket:

Nem kell az IT-vel foglalkozni: csak küldjük a problémákat és megkapjuk a megoldást.
Mentesülünk a HR- kötöttségektől, feladatoktól (motiválás, munkajog, szabadságolás, rendelkezésre állás hétvégén, túlmunka stb.)
Az IT ettől kezdve erőforrás és nem munkavállaló.
Nem rajtunk kísérleteznek (sokszor felesleges dolgok megvásárlásával), hanem kipróbált megoldásokért fizetünk (ráadásul utólag, amikor már működik).
Az IT- vezetői feladatokat is ellátják (például éves IT- költségvetés, terv), de nem kell megfizetnünk egy vezetőt.
Dokumentálnak, riportokat küldenek. Jelentik a havi problémákat.
Könnyen elszámoltathatóak, hiszen szolgáltató cégek.
Sok információval rendelkeznek (mert sok helyen csinálják ugyanezt), emiatt optimális megoldásokat tudnak adni.
Nem kell a folyamatok kialakításával, betartatásával vesződnünk, hiszen ők tudják mi a dolguk.
Csak azért fizetünk, amit tényleg el is végeznek.
Nincs 40 órás munkaidő.
Garanciát vállalnak.
Számlát adnak: egyszerűbb a könyvelés.
A vezető nyelvén is értenek, tudnak komplexen gondolkozni.
Személytelenek, emiatt például nem érdekük adatokat lopni.

Azt mindenki pontosan tudja, hogy szolgáltatás és szolgáltatás között milyen hatalmas eltérések lehetnek. Ha másra nem is, gondoljunk a hasunkra. Étterem és étterem között óriási eltérések lehetnek és ezek gyakran semmilyen összefüggésben sincsenek az étlap jobb oldalán található összegekkel. A legfőbb kérdés egy cégvezető számára az, hogy sikerül-e azokat az előnyöket besöpörni és a hatásukat élvezni, amelyek potenciálisan bármelyik szolgáltató cégnél érvényes kellene, hogy legyen.

Egy kkv cég életében az IT kihelyezés nem egy pénzügyi konstrukció csupán, mint a nagyvállalatok esetében. Sokkal inkább praktikus és hatékonyságnövelő lehetőség. Hiszen egy átlagos kkv cég sokrétű informatikai feladatainak megoldása szinte egyáltalán nem képzelhető el kizárólag egy átlagos rendszergazda foglalkoztatásával.

Miben speciális az it?

• Gyors termék- és szolgáltatásciklusok
• Hamar elavulttá váló szaktudás ezért folyamatos képzés szükséges
• Folyamatosan bővülő területek, azaz sokféle specialistára van szükség
• Mindenütt jelen van a vállalat életében
• Kritikus üzletmenet

Elégedett Ön jelenlegi informatikai szolgáltatójával?

Lássuk azokat a jellemzőket, amelyek azt mutatják, megbízhat szolgáltatójában:

- A szolgáltató proaktív, azaz a komoly problémákkal nem Önnek kell keresnie őket, hanem általában ők keresik Önt. Mondhatnám, nyitott szemmel jár és odafigyel Önre és a cégére.
- Számíthat a szolgáltatóra. Azaz Ön biztosan tudja, érzi, hogy ha nagy a baj, azonnal ott van és segít. Képes azonosulni a cégvezető és a cég problémájával és csaknem úgy viselkedik, mintha maga is a cég egy része lenne.
- Vezetői fejjel is képes gondolkodni. Nem pusztán egy „egyszerű informatikus” szól belőle.
- Munkatársai nagyjából elégedettek. Persze problémák mindig vannak, de az általános vélemény pozitív.
- Mint vezető nem összeszoruló gyomorral gondol az informatikára, hanem szinte észre sem veszi, hogy van. Ha gondja van, e-mail váltás követően megoldódásra kerül.

Ha a fentiek rendben vannak, akkor a dolog már rajtunk is múlikr. Azaz próbáljunk a legjobb ügyfél lenni. Higgye el, nagyon sokat lehet ezzel nyerni.

Biztosan volt Önnek is olyan ügyfele, akivel kellemesebb volt dolgozni, könnyű volt felhívni, gyorsan és hatékonyan ment vele a munka. A másik ügyfélnél pedig már idegesítette az is, ha telefonálnia kellett. Képzeljük el, hogy Önnel szemben is hasonlóképpen érezhet a szolgáltató.

Legyen tehát jó ügyfél, olyan, akiknek örömmel veszik fel a telefont és hajlamos a szolgáltató a „túlteljesítésre” pusztán azért mert kedveli Önt.

Melyek azok a lényeges pontok, amelyekre odafigyelve, valóban hatékonyabbá teheti informatikai szolgáltatóját?

Talán a legfontosabb annak a kérdésnek az eldöntése, hogy „kiszervezek vagy kihelyezek?” Azaz valóban megbízik a szolgáltatóban és hagyja, hogy az informatika kiszerveződjön, a szakmaiság, a tudás odakerüljön vagy egyszerűen csak a rendszergazdát átteszi egy másik környezetbe (vagy egy másik környezetből használja). Leginkább a feladat delegálás és feladat kiosztás kettősségéhez hasonlatos döntés ez. Mindenki tudja, hogy delegálni illik egy feladatot, mert akkor a szükséges döntési jogköröket, a szükséges környezetet is meghatározzuk. A feladat elvégzőjének sok mindenben szabad kezet adunk. A végeredmény pedig egy sokkal hatékonyabb munkavégzés kell, hogy legyen.
Tudatosan éljen a vállalat a lehetőségeivel. Azaz minden kollégában tudatosítsa, hogy az IT a vállalat része, nem valami külsős ellenség. A cég része, és bízhatnak benne.
Ne csak a hibákkal keresse meg a szolgáltatót. Ha valamilyen feladatot lassan vagy nem elég hatékonyan tudnak megoldani, kérdezzen rá nincs-e jobb és hatékonyabb megoldásuk!
Becsülje meg szolgáltatót. Dicsérje meg amikor lehet. Ott is emberek dolgoznak, jól esik nekik. Természetesen ha kell, akkor vonja felelősségre őket! Mindenképpen érezzék, hogy odafigyelnek rájuk.
Tartson évente teljesítményértékeléshez hasonló megbeszélést.
Mutassa ki bizalmát szakértelmük iránt. Ez nem zárja ki azt, hogy kérdezzen, sőt! Mindig kérjen alternatív ajánlatot /megoldást. Ez a vezető igazi dolga!
Vonja be az informatikával kapcsolatos új „projektekbe” már a legelején. Ne a végén közölje a tényt, hogy pl. vett egy szervert. Úgyis a szolgáltató végzi el a munkát, hagy érezze, hogy köze van hozzá.
Sokszor a szolgáltató nem boldogul egyedül, mert nincs utasítási jogköre a munkatárssal kapcsolatban. Támogassa ekkor, természetesen igazságosan, hiszen a munkatárs fontosabb Önnek, mint a szolgáltató. Kezelje a szolgáltató munkatársát majdnem úgy, mint egy munkavállalót.
Döntsön időben! Nincs annál idegesítőbb, mint amikor döntések nem születnek meg.
Hívja meg a szolgáltató cég embereit a céges partikra és állománygyűlésekre. Ha minden munkatársunk ott van, akkor miért pont az informatikáért felelős ember ne legyen ott?
Legyünk számon kérőek. Kérdezzen meg dolgokat, amik érdeklik. Ha így látszik a figyelem az nagyon ösztönző tud lenni.

Még egy fontos dolog. Nézzék át évente az üzemeltetési feladatokat, költségeket, it tervet. Mivel egy vállalat hónapról-hónapra, folyamatosan változik és ezzel együtt a szervezet és az it is változik, természetes, hogy a folyamatokat érdemes felülbírálni, megváltoztatni.

Melyek ezek?

- Vannak-e új folyamatok, szolgáltatások amikre nem gondoltunk eddig.
- Vannak-e olyan problémák amivel a szolgáltató egyedül nem bír, és segítséget kér Öntől, a vezetőtől.
- Egyeztessen a szolgáltatóval a következő év terveiről, hogy az előre készülhessen és javaslatokat tehessen.
- Érdemes minden évben kérdőívet készíteni az it munkájának értékelésére és azt a munkatársakkal kitöltetni. Majd a szolgáltató cég vezetőjével megosztani ezeket a tapasztalatokat.
- Támogassa az újításokat, új beszerzéseket, új megoldásokat. Ha az informatikai akarja és vezeti be a projektet, akkor sokkal hatékonyabban fog működni, mintha Ön erőltetne valamit az informatikára.

Juhász Viktor