Egy hazai cégeknek ahhoz, hogy épkézláb kikeveredhessen a gazdasági válság kedvezőtlen hatásaiból, muszáj elgondolkozni néhány dolgon, amin eddig úgy tűnt, nem muszáj.

Fel kell kutatni azokat a lehetőségeket, ahol költségeket takaríthat meg, hiszen a bevételek a legjobb esetben is csak stagnálni fognak. Nyilvánvalóan egy cégvezető számára több út is kínálkozik, több lehetőség, többféle megoldás.

cikk letöltése pdf formátumban
Én, mint egy informatikai cég vezetője, természetesen az informatikai rendszer gyökeres átalakításában látom az egyik lehetséges megoldást. Mindig is fontosnak tartottam, most aztán már a partnereim is fontosnak tartják, hogy a rendszer, amit üzemeltetünk tegye versenyképessé, költséghatékonnyá az adott szervezetet.

Hogyan tudja ezt elérni?

• Költsünk kevesebbet és igyekezzünk időben eltolni a beszerzéseket.
• Szüntessük meg a hibás vásárlásokat
• Próbáljunk olcsóbb konstrukciókat keresni
• Meglevő eszközöket hibamentes üzemeltetessük

A fent felsoroltak teljességgel egyértelmű, triviális dolgok. Nincs ebben semmi ördöngösség, ezek egyszerűen megoldható feladatok. Mégis, amikor a cégek saját informatikai rendszerüket üzemeltetik, szinte soha nem teljesülnek ezek a célok. Egy nagy titka van az egésznek. Az informatikai üzemeltetés feladata tipikusan az a munka, amely a cégek jelentős többségénél kiszervezve, azaz külső szolgáltató cég bevonásával, sokkal olcsóbban és többszörösen hatékonyabban megoldható.

Nézzük meg pontról pontra, milyen előnyökkel kecsegtet egy külső szolgáltató cég szemben a saját alkalmazottal vagy egy komplett IT osztállyal szemben:

• Az IT rendszer, minden egyes gépével, monitorokkal, nyomtatóval, szerverrel és ki tudja még mi minden kütyüvel együtt, kikerül a megoldandó problémák amúgy sem kicsiny halmazából. Mint egy kedves kis csomag, átkerül a szolgáltató, üzemeltető céghez s ettől a pillanattól kezdve nincs más dolgunk, mint abban a pillanatban jelezni, ha valami nem vagy nem úgy működik, ahogy kéne. A cég így Időt és pénzt takarít meg, ráadásul hatékonyabban tudja működtetni meglévő rendszereit.

• A kihelyezett szolgáltató alkalmazottai úgy dolgoznak, mintha a cég munkatársai lennének, azonban az összes járulékos teher és itt nem csupán a munkabértől, hanem a szabadságolás, motiválás, lélekápolás, túlóra és egyéb, a munkáltatót terhelő feladatoktól, költségektől kímélhetjük meg magunkat. Nem fordulhat elő az a kellemetlen helyzet, hogy az egyetlen és emiatt kivételezett helyzetben lévő rendszergazda, mondjuk egyik napról a másikra, felmond vagy esetleg megbetegszik, baleset éri és a cégvezető ott áll az összeomlott rendszer füstölgő romja felett és nem igazán látja a kiutat. Egy szolgáltató cégnél ez nem történhet meg, hiszen nem egyetlen ember, minden titkok tudója. A teljes dokumentáltság biztosítja az IT szolgáltató zavartalan és folyamatos munkavégzését, akármi történjék is.

• Jelentős anyagi veszteséggel jár az évről évre feleslegesen vagy rosszul megválasztott hardverek és szoftverek beszerzése. Egy részről a hozzá nem értés lehet okozója ennek a gyakorlatnak, másrészt a rendszergazda gyakran nem tudja vagy nem akarja külön választani a saját maga örömét a cég gazdasági, hatékonysági szempontjaitól. Az IT szolgáltatónál sem a szakértelem nem fog hiányozni, sem a beszerzés nem lesz adhoc jellegű vagy öncélú. Ellenőrzésképpen azt javaslom, menjen be most azonnal a raktárukba vagy a rendszergazda szobájába! Nézzen alaposan körül, mennyi felesleges, használaton kívüli, ilyen olyan mütyűrt talál, ami nincs leselejtezve, mert elviekben működik csak éppen soha, sehol nem használták, használják. Esetleg kukkantson bele a hardver leltárba, amiben látni fogja hányféle processzor, a piacon fellelhető összes márka számítógépe és nyomtatója megtalálható lesz. Mindez azért, mert a beszerzések adhoc jelleggel, találomra, esetleg az „éppen akciós” felkiáltással folynak. Éves szinten, a beszerzések nagyságától függően, akár milliós költségcsökkentéssel is számolhat.

• A kihelyezett szolgáltató elvégzi a napi jellegű, üzemeltetői feladatokat és a stratégiai, cégvezetést támogató tervezésben is részt vesz. Például éves informatikai büdzsét tervez és annak betartásáért teljes felelőséggel tartozik. Ezzel lefedi a rendszergazdai és az IT vezetői feladatok teljes körét. Ezzel szó szerint megspórolják az IT vezető, általában jelentős bérköltségét.

• A dokumentáltság és az ebből fakadó összes előny, szinte elképzelhetetlen egy külső szoláltató nélkül. Az egyszeri rendszergazdák nincsenek erre felkészülve ráadásul nem biztos, hogy érdekükben áll a jelentések, problémák összeírása. A dokumentáltság egyszerre biztosítja a cég függetlenségét és biztonságát.

• Az informatikai rendszer biztonsága általában kényes pontja a cégeknek. A rendszergazda egyedüli birtokosa a titkoknak s ezért kitüntetett pozícióban és megbecsülésben részesül. A kihelyezett szolgáltatás esetében a személyesség és a dokumentált munkavégzés miatt a biztonsági kockázattal nem kell számolni.

• Mivel nem egy emberrel, hanem egy céggel állunk szemben, illetve nagyon is egy oldalon, ezért az elszámoltathatóság, a szerződésben vállalt kötelezettségek betartása, a feladatok elvégzése sokkal könnyebben számon kérhetőek és ellenőrizhetőek. A pontos feladat lista és az ehhez kapcsolódó rugalmas árazás következtében, a vállalat azért fizet csak, amilyen szolgáltatást valóban igénybe vett, így válik a rendszerüzemeltetés költség hatékonnyá.

• A szolgáltató cégnél az évek során összegyűlt tudásbázis nem összehasonlítható egyetlen informatikus vagy rendszergazda által szerzett tapasztalattal sem. Ezáltal minden helyzetben optimálisan tudnak dönteni, így a cég megspórolja a téves döntések anyagi és időbeli kockázatát.
Az adott informatikai problémák hamarabb oldódnak meg és nem ad-hoc módon.

• A folyamatok, szabályzatok, rendelkezések kialakítása és betartatása a cégvezető egyik legfárasztóbb és legnehezebb feladata. Főleg, amikor olyan ügyekben kéne döntenie, amihez a cégvezetők nagy többségének nincs meg a szakmai kompetenciája, hiszen miért is lenne! A szolgáltató cég saját, jól kialakított folyamatait alkalmazva és azt szigorúan betartva és betartatva megszabadítja a cégvezetőt kényszerű kötelessége alól. Így a cégvezető végre képes lesz azokkal a feladatokkal is érdemben foglalkozni, amelyek eddig nem fértek bele szűkös idejébe, pedig a cég stratégiai céljait szolgálnák.

• A szolgáltató cég GARANCIÁT vállal az általa elvégzett feladatokért. Nem a vállrándítás a válasz a „miért nem működik” vagy a „miért ilyen lassú” kérdésekre, hanem a konstruktív és gyors megoldás. Hiszen a szolgáltató számlája minden további nélkül visszatartható vagy a csökkenthető, ellentétben a rendszergazda fizetésével, amit ki kell adni mindenképpen. A minőségi munkavégzés biztosítékát nyeri az a cég, aki a külső szolgáltatót választ.

• Az IT szolgáltató cég képes egy nyelvet beszélni a cégvezetővel. Hiszen a szolgáltatónál van olyan ember aki ehhez is ért. Úgy tudja meghatározni az IT rendszer igényeit, hogy az összehangolható legyen a cég stratégiai céljaival. Ennek eredményeképpen az IT rendszer nem csak a gépek és programok összessége cégen belül, hanem a vállalat működésének a motorja, ami hatással van az összes többi alkotóelemre. Így az informatikai rendszer képes a lehetőségekhez mérten a leghatékonyabban támogatni a cég rövid és hosszabb távú terveit egyaránt.

Végezetül, ha felmerülne Önben az a kérdés, hogy melyek azok a cégek, akik profitálhatnak a kihelyezett IT szolgáltatás előnyeiből?

Azt mondhatom, hogy minél kisebb egy cég annál inkább így kell tennie. A magyarországi kis- és középvállalkozások esetén mindenképpen jelentős költségmegtakarítással járhat egy informatikai szolgáltatóval a megegyezés.

Persze arra mindenképpen figyelni kell, hogy ezen a piacon is vannak, akik magukat tévesen definiálják. Ezért azt a javaslom, hogy a fentiek alapján ellenőrizze le a kiválasztott outsourcing céget, valóban teljes körű szolgáltatást nyújtanak e. Amennyiben megtalálta az ideális szolgáltatót, ne féljen változtatni, biztos lehet a sikerben.

Juhász Viktor