Azoknak, akiknek fogalmuk sincs, hogy mire megy el az a rengeteg pénz az informatikával kapcsolatban, és azoknak, akik nem tudják, hogy az IT befektetés!

Először is vegyünk egy jó mély levegőt, ne foglalkozzunk az éppen aktuálisan bosszantó ügyféllel, partnerrel, gyerekkel. Gondolkodjunk el azon, mit is jelent az informatika, az IT rendszer egy cég életében.

cikk letöltése pdf formátumban
Mi végre vannak ezek a nyüves gépek, eszközök, szoftverek, nyomtatók, kábelek és ki tudja felsorolni még mi minden? Mitől van az, hogy hasonló méretű, hasonló tevékenységű, hasonló bevétellel rendelkező cégek közül az egyik jelentős nyereséggel számolhat az év végén, a másik a túlélésért küzd?

Az informatika, mint befektetés, azaz profit termelő üzletág

Ne tévesszük össze az informatikát a marketinggel, ahol minden költség fele egészen biztosan kidobott pénz, csak nem tudják melyik fele. Az informatikára költött minden fillérnek lehetősége van és kell is, hogy legyen arra, hogy sokszorosan megtérülő beruházásként, jól jövedelmező befektetésként működjön.

Egy valóban megtörtént esettel szeretném egészen egyszerű módon bebizonyítani, hogy ez egyáltalán nem lehetetlen, sőt.

Egy ügyfelem árajánlatot kért egy kicsi programra, amivel a mobil hívásokat automatikusan el lehet számolni. Azt mondtam, hogy ez egy apró program, ami 500e Ft. Vártam az elemi erejű felháborodást, ami általában jellemző szokott lenni, egy ekkora összeg elhangzását követően. Nagy meglepetésemre azonban a controllinges ezt válaszolta:

- Azt veszem figyelembe, hogy a híváslistával minden telefonos dolgozó és minden vonalas mellék tulajdonosa havonta CSAK 0,5 órát dolgozik, akkor az évi 6 óra/év, 100 szám esetén 600 óra/év/fő. Ha 2500 Ft-os átlagos órabérrel (munkavállaló órára lebontott költsége) számolok mindenkit, akkor ez évi 1,5 Millió forint értékű kidobott munkaidő. Ez azt jelenti, hogy 0,3 év alatt térülne meg a beruházás, azaz kb. 3 és fél hónap alatt. Megvesszük.

A tűzoltás jellegű feladatok előbb vagy utóbb, de tényleg elkészülnek. A kérdés az, hogy a céget előre vivő, a fejlődést támogató, elősegítő, projektszerűen és nem ad hoc jelleggel, tervezetten és nem fej nélkül belevágva, a cég hosszú távú céljainak érdekében végzett feladatok hogyan férnek bele ebbe az összevisszaságba? Magyar KKV cégek körében szerzett tapasztalatom alapján állíthatom, hogy a legkevésbé sem. Pontosan azokra a feladatokra (fontos, de nem sürgős) nem jut így elég idő, amelyek előrébb vihetnék, fejleszthetnék, gyorsító pályára helyezhetnék a cégeket.

Ha ezt megértjük már megértettük, hogy a munkaidő megspórolása valóban költségcsökkentés.

Mondjuk, hogy egy cég éves informatikai költségvetése 10m Ft. 2 munkavállaló költsége éves szinten: számoljunk a fenti 2500 Ft/óra, azaz 400e Ft/hó (járulékkal, adóval, képzéssel, caffeteriával, telefonköltség, benzin (gépkocsi), prémium, stb), azaz 400e Ft/hó *12 hó* 2 ember összesen 9,6m Ft. A cége teljes informatikai rendszerére ezek szerint 2 munkavállaló munkabérét költi mindösszesen. Vajon hány embert kéne foglalkoztatnia IT rendszer nélkül? Egyáltalán képesek lennének a feladatokat elvégezni? Mit gondol mennyi munkaórát spórolhatna egy, a jelenleginél hatékonyabb rendszer segítségével? Törekedni kell tehát arra, hogy hatékonyabbak legyünk így marad idő a fontos, de nem sürgős feladatokra is.

Hol és hogyan folyik ki a pénz a kezeink közül?

Ahhoz, hogy ezt elmagyarázhassam, egy kicsit meg kell állnunk és végig gondolni, milyen szolgáltatásokat, tevékenységeket végez az IT egy átlagos cég mindennapjai során, ezért a teljesség igénye nélkül összegyűjtöttem a legfontosabbakat:

Informatikai szolgáltatás: dokumentum előállítása (word, excel, ppt), dokumentum tárolása internet elérés, e-mail kommunikáció, tömeges körlevelek (marketinglevelek), képszerkesztés, nyomtatás, archiválás, mentés, víruskeresés, vírusirtás, spyware szűrés, spam védelem, könyvelő szoftverek, abev, ebev, saját belső rendszerek, videokamera rendszer, beléptető rendszer, távoli munkahelyek , helpdesk, otthoni segítségnyújtás, felhasználó kezelés, mappa jogosultságok kezelése, beszerzések, hardver hibajavítás.

Informatikai szolgáltatáshoz kapcsolódó tevékenység: hardver üzemeltetés, operációs rendszer frissítések, szolgáltatás beüzemelése, módosítások/ fejlesztések, hibaelhárítás, adminisztráció, működés ellenőrzése, mentés, katasztrófára való felkészülés.

Szolgáltatási szint: Próbálta már ugyanazt a munkát ISO környezetben és szabályozatlanul elvégezni?

Most már csak egy egyszerű szorzási művelettel ki lehet számolni az informatikai költségeket:

(Informatikai szolgáltatások) x (hozzájuk kapcsolódó tevékenységek) x szolgáltatási szint = INFORMATIKAI KÖLTSÉGEK

A felsorolt szolgáltatások és tevékenységek szorzata egy-egy sort képez a cég költségvetésében. Minél több a sor, annál nagyobb az informatikai költség. Ki az aki meghatározza, hogy az informatikai költségek szorzata ténylegesen mekkora? Ez a személy csakis Ön, mint a cég vezetője lehet! Nem pedig a rendszergazda! Na persze konzultáljanak, beszéljék át, gondolkodjanak közösen! Mégis hogyan kezdjenek neki? Íme leírom

Lépésről-lépésre

1. Fontossági sorrend felállítása

Tényleg mindenre szükség van, amivel foglalkozik az IT vagy van azért, ami kihúzható? Javaslom, hogy üljenek le a rendszergazdával vagy az informatikai vezetővel és nézzék végig a listát.

2.Egységesítés

Vonjanak össze szolgáltatásokat, egységesítsék a hátteret. Ez mind-mind a szorzatot csökkenti.

3.Házirend

Mit engedünk a dolgozóknak és mit nem? Mit engedünk az it-nek és mit nem?

4.Költségtervezés, stratégia

Legalább 3-5 évre szóló stratégia készítés. Az informatikában nem lehet ad-hoc döntésekkel bármit is elérni. Gyakran évekkel ezelőtti döntéseink következményeit nyeljük.

5.Kommunikáció

Rendkívül fontos momentuma terveink sikerének az, hogy mennyire tudjuk megértetni és elfogadtatni ezt az újfajta látószöget az informatikussal. Ő nem a cégvezető nézőpontjából szemléli a feladatokat, problémákat. Meg kell értetni vele a célokat és betekintést kell engedni a döntések stratégiai okaiba.

Nem kell mindent egyszerre rendbe rakni, de kezdjük a fontos dolgoknál!

Biztosan ismerős a Paretó elv , amely azt mondja ki, hogy a problémák 20%-nak megoldásával a megtakarítás 80%-a elérhető.

Házirend kidolgozása.
Egységes géppark és szoftververzió.
Nyomtatók azonos gyártótól legyenek.
Szerverek számának csökkentése.
A céljainknak nem megfelelő eszközök megtalálása, kiiktatása.
Létfontosságú alkatrészekből azonnali csere darab biztosítása (olcsóbb a cseredarab, mint az állásidő költsége).
Új kollégák megismertetése a rendszerrel, szervezett oktatás.
Végiggondolt, stratégiai céloknak megfelelő hardver és szoftver beszerzés.

Az informatikai üzemeltetés konstrukciójának vizsgálata. A cégek jelentős többségénél kiszervezve, azaz külső szolgáltató cég bevonásával, sokkal olcsóbban és többszörösen hatékonyabban megoldható feladat.

Itt az idő, hogy el kezdjen egy kicsit másképp gondolni az IT-re, mint eddig. Még ma írja össze, mik lesznek az első lépések, amelyeket kipróbál annak érdekében, hogy az informatikára költött összegek a lehető legjövedelmezőbb befektetéseként működhessenek.

Juhász Viktor