A Google Workspace új módot kínál cégednek az online működéséhez, és az online térben való közös munkához. A megváltozott munkakörülmények miatt elengedhetetlenné vált, hogy a munkánkhoz használt szoftverek megkönnyítsék a mindennapi folyamatokat és egyszerűen nyomon követhetővé váljanak a projektek is. Bemutatunk 10 tippet, amelyekkel a projektek menedzselése is hatékonyabb lehet.
1. Azonnali nyomonkövetés, frissítés és könnyed együttműködés – mi kell még?
A Táblázatok alkalmazást használva dinamikusan hozhatsz létre terveket és Gantt-diagramokat a projektek, feladatok és a határidők kezeléséhez. Csapatod tagjai így közvetlenül frissíthetik előrehaladásukat a táblázatban szerte a világon, hogy mindig tisztában legyél az aktuális feladatok státuszával.
2. Kommunikálj egy címről a teljes csapatoddal!
Ha információkat kell megosztanod a projektcsapatoddal, hozz létre a csoport számára egy közös e-mail listát. Miután hozzáadtad csapatod a Csoporthoz, egy e-mail cím használatával egyszerre küldheted ki a frissítéseket és a feladatokat az összes munkatársadnak.
3. Tartsd kézben az ütemezését!
Hozz létre megosztott naptárakat, hogy mindig mindenki naprakész legyen. A naptár megosztás funkciója segíthet a mérföldkövek és folyamatok bemutatásában, illetve a programon belül határidő emlékeztetőket is tudsz küldeni a nyomon követéshez.
A további, esetleg a projekthez csak közvetetten kötődő tevékenységeket is érdemes feltüntetni a csapatnaptárakban, hiszen itt tudsz időpontot egyeztetni a találkozókra, képzésekre és vakációkra is. Ha látni szeretnéd, kik állnak éppen rendelkezésre, csak rétegezd a különböző naptárakat, és keresd meg a szabad időintervallumokat a csapatmegbeszélésekre.
[ INGYENES E-BOOK ]
25 GOOGLE WORKSPACE TIPP
CÉGVEZETŐKNEK, SZAKÉRTŐKNEK
4. Tárold biztonságosan digitális eszközeid!
Tárold a projekt dokumentumait, képeit és egyéb fájljait a Drive-ban és oszd meg ezeket a csapatoddal is. A Drive megosztási és hozzáférési vezérlői egyszerűvé és biztonságossá teszik a közös munkát: bármilyen módosítást végeztek is a fájlok között, azonnal szinkronizálódik a felhővel, így mindenki láthatja a naprakész tartalmat.
5. Találd meg gyorsan és rendszerezd e-mailjeid!
Több projekten dolgozol egyszerre különböző csapatokkal? Jelöld meg csillagokkal azokat az e-maileket, melyeket fontosnak tartasz, vagy hagyd, hogy a Gmail Fontos levelek automatikusan rendezze és rangsorolja számodra az üzeneteket. Ezután állíts be szűrőket és címkéket bizonyos projektekhez, hogy még könnyebben megtalálhasd az e-maileket és gyorsan válaszolhass is rájuk.
6. Használj prezentációt a részletesebb szemléltetéshez!
Hozz létre egy Diák prezentációt, amelyben megosztod elképzeléseid, meghatározod a legfontosabb eredményeket, illetve grafikonokkal és diagramokkal mutatod be a projekt hatását. Ha nem tartózkodsz egy helyen a csapattal, használd a beépített képernyőmegosztást a Google Meet videómegbeszélése során, hogy a távoli csapattagoknak is bemutathasd prezentációdat.
7. Hozz létre egy weboldalt a projekteknek!
Hozz létre egy Sites „projektközpontot”, ahol egy helyen tarthatod a frissítéseket, az idővonalakat, a teljesítéseket, a naptárakat és a dokumentumokat is. Így a csapatodnak lesz egy egyablakos célállomása minden fontos projektinformációhoz, amelyhez bárki bármikor, bármilyen eszközről hozzáférhet.
Tetszik a cikk?
Iratkozz fel 5 mp alatt még több hasznos tartalomért!
8. Hozz létre közös Dokumentumokat a hatékony együttműködés érdekében!
Találkozói napirendeket, projektjavaslatokat, vezetői jelentéseket és más egyebeket is létrehozhatsz a Dokumentumokban. Itt valós időben együtt szerkesztheted a dokumentumokat, cseveghetsz a fájlokon belül, és célzott visszajelzést adhatsz, illetve kaphatsz a megjegyzések és javaslatok segítségével. Használd a felülvizsgálati előzmények funkciót, és tudd meg, ki, mikor, milyen módosításokat hajtott végre. Így, ha szeretnél akár visszatérhetsz a korábbi verziókhoz is.
9. Egyszerűbb lenne szóban, mint írásban? Használd a Google Meet-et!
Tarts videomegbeszéléseket a távoli csapattagokkal bármikor, bármilyen eszközről, amely támogatja a Google Meet használatának követelményeit. Csapatod így pénzt és időt takaríthat meg az utazások megspórolásával, mégis fenntarthatod a személyes kapcsolattartást minden előnyével együtt.
10. A hatékony megbeszélések érdekében előre készítsd fel a csapatod!
Engedd, hogy a csapattagok még a találkozó előtt megtekinthessék a releváns fájlokat, hogy mindenki felkészülten érkezzen a megbeszélésekre, és a legjobb ötletekkel szolgálhasson. A Naptárban a meghívó elküldésekor dokumentumokat, táblázatokat, prezentációkat és egyéb vitaelemeket is csatolhatsz, felkészítve ezzel munkatársaid az aktuális megbeszélés témaköreire.
