Lássunk néhány praktikus Gmail funkciót, amikről talán még nem is hallottál!

Digitalizáció: a hatékonyabb üzleti folyamatok kulcsa

10 Google Workspace tippen keresztül mutatjuk be az alkalmazás nyújtotta hasznos lehetőségeket

A Gmailt bizonyára senkinek nem kell bemutatnunk, azt azonban sokan nem tudják, hogy az alkalmazás több mint egy szimpla levelező rendszer.  Pedig a Gmail rengeteg hasznos funkcióval rendelkezik, melynek többségéről még sose hallottak az átlag felhasználók. Mutatunk pár hasznos tippet, ami segít magasabb szintre emelni a Gmail rendszer kezelését és az online együttműködést.

Ezzel a 10 nagyszerű Google Workspace tippel nem csak a saját feladataid, de kollégáid munkavégzését is jelentősen megkönnyítheted!

1. Kezeld egyszerűen kollégáid névjegyeit, e-mailjeit és naptárát!

Ez a lehetőség nagyban megkönnyíti a vezetők kommunikációjáért felelős személyi asszisztensek és más irodai alkalmazottak munkáját, akik így hozzáférhetnek és gondozhatják feletteseik névjegyeit. Ezzel a beállítással a Gmail-ben koordinálhatják az üzeneteket és írhatnak is a főnökük nevében, ezen kívül ütemezhetik és kezelhetik a naptári eseményeit is. A hozzáférés rugalmasan használható, így legyen szó hosszútávú együttműködésről, vagy pár hetes projectről, a funkció által kínált lehetőség mindenki számára nyitott.

2. Használj szűrőket az e-mailek automatikus rendezéséhez!

A Gmail-ben már különböző szűrők is létrehozhatók a bejövő e-mailek automatikus törléséhez, csillagozásához, továbbításához, és címkék alkalmazásához.

Bosszantó és sajnos nem ritka jelenség, amikor az e-mail fiókok megtelnek irreleváns üzenetekkel, esemény visszaigazolásokkal, promóciókkal, automatikus válaszokkal és még sorolhatnánk. Ennek elkerülésére érdemes olyan szűrőt beállítani a Gmail fiókban, ami automatikusan archiválja az ilyen jellegű üzeneteket, hogy több figyelmet kaphassanak a fontosabb e-mailek.

3. Az elküldött üzeneteidet egyszerűen visszavonhatod!

Gmail „küldés visszavonás” funkció engedélyezésével az üzenet elküldését követő 30 másodpercben még vissza lehet vonni a már kiküldött e-maileket. Így hiányos információ, elgépelés, rossz cím hozzáadása, vagy a csatolmány elmulasztása esetén is egyszerűen visszavonható és korrigálható az üzenet.

4. Az előre megírt válaszokkal értékes időt spórolhatsz meg!

A gyakran kiküldött egyforma üzenetek újra és újra begépelése helyett használj inkább Gmail sablonokat! Az olyan sűrűn ismétlődő fontos információk reprodukálására, mint például az irodába vezető útvonal, vagy a videomegbeszélések elérése, hozz létre saját sablonokat, így nem kell minden alkalommal külön-külön begépelned ugyanazt a szöveget a levelezések során.

5. Egyszerre több aláírást is könnyedén kezelhetsz!

Ha a vállalaton belül vagy kívül eltérő aláírásokat kell használnod a levelezéseid során, hozz létre a Gmail-ben különböző aláírás sablonokat! Ennek segítségével több aláírást is könnyedén kezelhetsz, a sablonok váltogatásával pedig pillanatok alatt módosíthatók az üzenetekben használt szignók.

6. Maradj folyamatos kapcsolatban a Google Chat segítségével!

A Google Chat használatával bármilyen eszközről és bárhonnan villámgyorsan létesíthető kapcsolat a Gmail levelező listádon lévő személyekkel. Így sürgős ügy esetén bármikor indíthatsz online beszélgetést feletteseddel, vagy munkatársaiddal.

7. Részletesen kereshetsz rá a kontaktjaiddal kapcsolatos információkra

A Cloud Search segít, ha részletes információra van szükséged a csapatodban lévő munkatársakról. Ezzel az alkalmazással a Google Workspace összes termékében egyszerre kereshetsz rá adott személyekhez kapcsolódó munkahelyi adatokra. A különböző információkra vonatkozó keresések a naptári eseményektől kezdve, a megosztott fájlokon keresztül, a névjegyadatokon át, a Google Workspace egész rendszerén lefuttathatók.

8. Állítsd össze munkatársaid napirendjét és küldd ki nekik e-mailben!

Mivel napjainkban jócskán megnőtt az online meetingek és virtuális események gyakorisága, így nagyban hozzájárulhat a munkahelyi szervezettség megőrzéséhez, ha a kollégák időben megkapják a munkanapjukra, vagy hetükre vonatkozó napirendjüket, amin nyomon követhetik a közelgő találkozóikat és eseményeket.

9. Készíts listát és kövesd nyomon a fontos feladatokat a Google Tasks-ban!

Maradj rendszerezett, és rangsorold feladataid a Gmail-ben vagy a Naptárban található Tasks-al. Ezzel a funkcióval akár e-mail üzeneteid is könnyedén átalakíthatod listázott feladatokká, és beállíthatsz hozzájuk határidőket, amelyek a naptáradban is automatikusan megjelennek.

10. Hatékony munka gyors billentyűparancsokkal

Ha szeretnél gyorsabban dolgozni és időt megtakarítani, tekintsd meg a Gmail egyszerű billentyűkombinációit, amik segítségével több feladatot végezhetsz el kevesebb kattintással.

A Billentyűkombinációkat ITT találod!

Töltsd ki az űrlapot és küldjük is az e-bookot!

Költöztesd céged adatait a felhőbe: vállalati felhőszolgáltatás, felhő tárhely

BIZTONSÁG A FELHŐBEN (E-BOOK)

Ebben az ebookban körbejárjuk az elmúlt évek informatikai változásait, a modern munkavégzésből adódó új kihívásokat, valamint azt, hogy a felhőrendszerek miként tudják megteremteni a vállalatok IT biztonságát. Emellett igyekszünk hasznos gyakorlati tanácsokat is adni, melyek segítségével egyszerűen csökkenthetőek az adatbiztonsági kockázatok.

A sütik használatával kapcsolatos általános információk
Az iSolutions a felhőszolgáltatások széles skáláját kínálja (Google Workspace, Office, Microsoft 365)

A cookie-k alkalmazásának célja lehet például:

  1. a weboldal funkcionalitásának monitorozása és folyamatos fejlesztése,
  2. a weboldal működése során fellépő technikai problémák (pl. a böngészés lassulása, a weboldal elérhetetlensége stb.) azonosítása és kezelése,
  3. a használati szokásokra (pl. a böngészés időpontja, a böngészéssel töltött időtartam, a honlap egyes részeinek megtekintésével töltött időtartam, a böngészésre használt eszköz típusa [asztali számítógép, tablet, mobiltelefon stb.], a böngészés során végzett aktivitás típusai [görgetés, koppintás, kurzormozgatás], a böngésző típusa és verziószáma, az operációs rendszer típusa, a böngészés földrajzi színhelye, a honlapon böngésző egyéni beállításainak megjegyzése, a honlap használatával kapcsolatban jelzett egyedi igények, javaslatok  stb.) jellemző és a felhasználói igényekre vonatkozó információk gyűjtése és elemzése.

A cookie célja a weboldal minél magasabb színvonalú működésének biztosítása a felhasználói élmény növelése érdekében.

Az iSolutions Kft. törekszik arra, hogy olyan cookie-kat és hasonló technológiai eszközöket alkalmazzon, illetve olyan szolgáltatóktól vegyen igénybe ilyen eszközöket, amely eszközök, illetve szolgáltatók a weboldal látogatóinak, mint homogén csoportnak a felhasználási szokásairól gyűjtenek adatokat a látogatói viselkedésminták, igények rögzítésével, nem pedig a felhasználóról, mint egyénről.

Ön dönti el, hogy hozzájárul-e a célok szerint kategóriákba sorolt sütik használatához: hozzájárulását bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja a cookie bannerben. Ez alól kivételt képeznek a weboldal megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen – ún. "elengedhetetlen" – sütik, amelyeket az Ön hozzájárulása nélkül is elhelyezhetünk a böngészésre használt eszközén. Szükséges azonban hangsúlyozni, hogy ez kizárólag azért történik, hogy lehetővé tegyük a weboldal használatát. Más, például a "beállítások" kategóriába tartozó sütik segítenek a weboldalnak megőrizni az Ön beállításait. A "statisztikai" kategóriába sorolt sütik segítséget nyújtanak számunkra a felhasználói szokások feltérképezéséhez, míg a "marketing" sütik lehetővé teszik, hogy személyre szabott ajánlatokkal keressük meg Önt.

Amennyiben valamely süti leírása mellett szolgáltatóként az iSolutions Kft. nevét látja (ezek az ún. First Party sütik), a sütit az iSolutions Kft. helyezte el a böngészésre használt eszközén. Minden egyéb esetben a süti mellett jelzett külső fél helyezte el a sütit (ezek az ún. Third Party sütik).

A sütikkel kapcsolatban további információk találhatók a honlapunkon elérhető adatkezelési tájékoztató „A Weboldalon használt sütik” című fejezetében.

A weboldal működéséhez feltétlenül szükséges sütik

Ezek a sütik nélkülözhetetlenek a weboldal működéséhez, ezért nem kapcsolhatók ki. Általában csak olyan tevékenységekre válaszul kerülnek elhelyezésre, mint a szolgáltatások kérése, így például a süti használati beállítások megadása vagy űrlapok kitöltése. A böngészőjében beállíthatja a sütik blokkolását vagy az azokra való figyelmeztetést, azonban ebben az esetben előfordulhat, hogy a weboldal vagy annak meghatározott részei egyáltalán nem működnek.

Statisztikai célú sütik

E sütik segítségével vesszük számba az oldalunkon történő látogatásokat és az internetes forgalom forrásait, hogy ily módon mérjük és javítsuk az oldalunk teljesítményét, használhatóságát. A sütik segítenek meghatározni a weboldal népszerű és kevésbé népszerű funkcióit, valamint a látogatói aktivitások (pl. görgetés sebessége, egy-egy menüpontban eltöltött időtartam stb.) jellemzőit. A sütik által gyűjtött információkat nem az egyedi, hanem az általános felhasználói szokások feltérképezésére és elemzésére használjuk fel. Amennyiben nem engedélyezi a statisztikai sütik használatát, nem értesülünk róla, hogy felkereste az oldalunkat.

Marketing célú sütik

Ezeket a sütiket hirdetőpartnereink helyezik el az oldalunkon keresztül. A sütiket az Ön érdeklődési körének megfelelő profil felállítására és az ahhoz illeszkedő hirdetések megjelenítésére használjuk. A „marketing” célú sütik egyedileg azonosítják a böngészőjét és a böngészésre használt eszközét (telefon, laptop, tablet, asztali számítógép stb.). Amennyiben nem engedélyezi ezeket a sütiket, nem élvezheti az Ön preferenciái szerint összeállított, célzott hirdetések előnyét.