Mutatunk 6 informatikai eszközt, ami jelentősen csökkentheti az irodai dolgozók munkaidejét
Bizonyára a legtöbben el tudnánk képzelni a hosszabb hétvégéket, amikor több idő jut a családra, szórakozásra, hobbira vagy pihenésre. A négynapos munkahét egy új és izgalmas alternatíva, amely egyre több vállalat és munkavállaló figyelmét vonzza, sőt kísérleti jelleggel számos szervezet vezette már be világszerte. És bár az újfajta munkamodell gazdasági és szociális hatásairól még jócskán megoszlanak a vélemények, nem kizárt, hogy a jövőbeni gazdasági változások hamarosan egyre több vállalattól kényszeríthetik ki a négynapos munkahét bevezetését. A hazai szervezeteket ebben a törekvésben elsősorban azok a felhőalapú IT megoldások támogathatják, amik az elmúlt években a home office és hibrid munkarend megteremtésében is segítették a cégeket.
Érdekeltté kell tenni a munkatársakat a digitális fejlődésben
Magyarországon jelenleg a kkv szektorból két-három százalék az, aki aktívan, valóban a működésén dolgozva hatékony folyamatok mentén él, ami nagyon-nagy kisebbség. Ennek egyik legfőbb oka, a munkavállalók digitalizációhoz való hozzáállása, amit nagyon nehéz felülről jövő nyomással megváltoztatni. Ez pedig már egy húsz vagy ötven fős cégben is komoly fejtörést okozhat a vezetésnek. Azonban azzal, hogy a munkáltató visszaadja azt az időt, amit a hatékonyságon nyer, a munkavállalókat is motiválttá teszi, hogy fejlődjenek a feladatvégzésben.A digitális felzárkózást egy tapasztalt IT szolgáltató segítheti a leghatékonyabban. Az iSolutions célja, hogy a hatékony IT menedzsment mentén olyan testhezálló informatikai rendszereket építsen ki ügyfeleinek, amivel a digitális felzárkózás rövid időn belül, hatékonyan elérhető.
A vállalatok is sokat profitálhatnak a négynapos munkahét bevezetésével
A négynapos munkahétre sokan marketing vagy PR szemfényvesztésként tekintenek, ami leginkább a vállalatok munkáltatói márkaépítésében játszik fontos szerepet. Pedig a jelenlegi gazdasági helyzetben a vállalatok is komoly előnyökhöz juthatnak a munkaidő lerövidítésével. Az egyik és talán a legfontosabb előny, hogy a vállalatok a legjobb munkatársakat vonhatják be és tarthatják meg anélkül, hogy magasabb fizetést, vagy több juttatást adnának nekik, mint a konkurencia. A minőségi munkaerő megtartása főként azokon a területeken jelenthet majd versenyelőnyt, ahol kevés a hozzáértő és megfizethető szakember, mint amilyen például a programozó vagy IT fejlesztő terület.
A négynapos munkahét egy másik fontos munkáltatói előnye lehet a fókuszált és hatékony feladatvégzés, hiszen így a munkavállaló motiválttá válik, hogy gyorsabban és rövidebb úton oldja meg a problémákat. Ezáltal érdekelt lesz abban, hogy fejlessze képességeit, új munkamódszereket sajátítson el és megtanulja rendeltetésszerűen kezelni a vállalat informatikai rendszereit. A rövidebb munkaidő végsősoron tehát egy win-win szituációt eredményez, amiből a munkavállaló és a cég is profitál.
IT menedzsment nélkül szinte lehetetlen kézben tartani a hatékonyságnövelésre irányuló vállalati folyamatokat
Ahhoz, hogy egy napot visszakapjanak a dolgozók, nemcsak egyéni, de szervezeti szinten is növelni kell a hatékonyságot, ami azért is nehéz feladat, mert a vállalatvezetésnek itt három tényezőt kell egyszerre irányítania. Az egyik ilyen tényező a szabályozási tevékenység, tehát az, hogy a vállalat felméri, mit hogyan csinál és meghatározza, mely munkafolyamatokat szeretné másként végezni. A másik alappillér az informatikai támogató rendszer, amit a vállalat a megváltoztatott munkafolyamataihoz integrál, ezek ma már jellemzően a felhőben lévő szolgáltatások. A hatékonyságnövelés harmadik lába pedig a folyamatos támogatás, ami segíti a vezetést és a munkatársakat az új szoftverekben történő munkavégzésben. Az iSolutions, mint informatikai szolgáltató, segít a vállalatvezetésnek abban, hogy egyszerűen kézbentartsa ezt a három fontos tényezőt.
>
Íme 6 informatikai eszköz, ami jelentősen csökkentheti az irodai dolgozók munkaidejét
1. Közös dokumentumkezelés – Az, hogy egy dokumentumot emailen küldenek körbe, amit mindenki lement a saját gépére, majd beleír, majd visszaküldi, nemcsak egy rendkívül hatékonytalan folyamat, de komoly zavart is okozhat a szervezetben. Hiszen ilyenkor egy dokumentumnak ahány munkatárs, annyiféle változata születik, amin nagyon nehéz kiigazodni. Az olyan közösen használt dokumentumokkal, mint a Google Docs, vagy Sheets jelentős időt spórolhatnak meg maguknak a munkavállalók, hiszen a kollégák akár egyszerre is dolgozhatnak egy táblázatban vagy dokumentumban. A korrekciók ráadásul visszakövethetők és a jogosultsági beállításokkal megadható az, hogy ki milyen szintű változtatásokat hajthat végre.
2. Felhőalapú fájlszervezés, vagy fájlszerver – Az, hogy a dokumentumok a munkatársak saját gépei helyett a felhőben vannak, jelentős időt takarít meg a szervezetnek. A felhőből egy közös mappastruktúrában helytől és időtől függetlenül mindenki pár kattintással elérheti a szükséges dokumentumokat. Ezzel ráadásul egy jelentős stresszfaktort is kiiktathatnak a cégek, hiszen nem kell többé a munkatársak után futniuk, ha be szeretnének kérni egy táblázatot vagy dokumentumot.
3. Naptár – A közös időgazdálkodás a mai világban elengedhetetlen a vállalatok hatékony működéséhez. Ha a vezetés rálát a munkatársak naptárára, lehetősége van arra, hogy jobban ossza be a kollégák idejét. A közös Google Naptár tehát lehetővé teszi a hatékony időmenedzsmentet, aminek kulcsfontosságú szerepe lehet a munkaidő lefaragásában.
4. Chat alapú kommunikáció – Azzal is jelentős időt spórolhat meg a szervezet, ha a belső kommunikációra emailezés helyett chat alapú rendszereket használ. Egy csapatépítő időpontjának megszavazása, vagy egy villámmegbeszélés beütemezése sokkal egyszerűbb és gyorsabb egy közös chat felületen. A Gmailből elérhető Chat modulban ráadásul védetten és visszakereshetően kommunikálhatnak egymással a munkatársak, sőt a különböző divíziók saját chat szobákat is kialakíthatnak maguknak.
5. Tudásbázis – A tudásbázis kialakítása arról szól, hogy a vállalat a fontos anyagait nem a különböző dokumentumokban vagy emailezésekben tárolja, hanem egy linkről elérhető webhelyen vagy Google site-on tartja, ami jelentősen megkönnyíti a keresést. Ez abban az esetben jelent óriási segítséget, amikor új munkatárs csatlakozik a vállalathoz. Azzal, hogy mindent megtalál egy helyen, rengeteg időt spórol a kollégáknak, akik napokat vagy heteket töltöttek volna a betanításával.
6. Projektmenedzsment program – Mivel a legtöbb szolgáltató cég projekt alapú, így egy támogató rendszer nélkül képtelenség, hogy hatékonyan működjön. Egy projektmenedzsment rendszerben a feladatok, határidők és felelősök egyszerűen nyomon követhetők és a státuszok is valós időben látszanak. Így nem kell felesleges köröket futniuk a kollégáknak, ha tudni szeretnék, mely feladatok hogyan állnak és a vezetők is figyelemmel követhetik a projektek menetét.
A négynapos munkahét informatikai megközelítése nagyon hasonlít a home office-éhoz. Az a cég, aki képes arra, hogy távmunkában is megtartsa a cégvezetői kontrollt és hatékonyan tud dolgozni, annak nagyon hasonló képességei vannak, mint ami ahhoz kell, hogy a négynapos munkahét felé terelje a szervezetet. Ennek az egyik legfontosabb lába a digitalizáció, ami segít a vállalatoknak megugorni a home office utáni következő nagy kihívást.
