Egy irodista élete gyakran számokból és különféle adatokból áll, hisz nyilvántartásokat, listákat, elszámolásokat vezet, erre pedig majdnem mindenki valamilyen táblázatkezelő programot használ. És bár az erre fejlesztett rendszerek már több évtizede gazdagítják az irodai munka eszköztárát, a felhasználók 80%-a még mindig csak alap szinten alkalmazza ezeket az ennél jóval összetettebb programokat. Pedig rengeteg időt és pénzt is spórolhatnak azok a vállalatok, ahol a munkatársak rendeltetésszerűen alkalmazzák a táblázatokat, kihasználva annak különböző funkcióit, amik bizony nem kis mértékben könnyíthetik meg a közös munkát a mindennapokban.
Kétszer hatékonyabban él az a munkatárs, aki egy jól beállított Google táblázattal dolgozik
Meglepően hangzik, de akár tízszer több idő is elmehet a nem megfelelő táblázatkezeléssel, ami rendkívüli módon visszavetheti a vállalatok hatékony működését. Pedig a közhiedelemmel ellentétben nem kell programozónak, vagy matematikusnak lenni ahhoz, hogy valaki megértse a számolótáblák lényegét és elsajátítsa az adatok hatékony kezelésének módszerét a táblázatkezelő rendszerekben. A felhőből elérhető Google Sheets remek eszköze a közös munkának, de csak abban az esetben, ha a felhasználók szintet lépnek a kezelésében és nem csak az adatok táblázatszerű ábrázolására használják a programot. Tehát ahhoz, hogy a felhasználók képesek legyenek releváns üzleti problémákat megoldani a táblázatokban, rá kell jönniük arra, hogy ez a rendszer több, mint egy kockás füzet, amibe írogatni lehet.
Száz felhasználóból csupán egy rendelkezik a megfelelő hozzáértéssel
Bár azt biztosan kijelenthetjük, hogy a mai munkavállalók digitálisan érettebbek, mint 10 évvel ezelőtt, a táblázatkezelés azonban sokaknak a mai napig egy „vakfolt” a számítástechnikai ismereteiben. Aszerint, hogy ki milyen hatékonyan alkalmazza a táblázatkezelő rendszereket, jelenleg a felhasználók érettsége nagyjából három szintre osztható.
Első szint: ez gyakorlatilag a belépő szint, mikor a felhasználó arra alkalmazza a Google táblázatot, hogy átlátható módon adatokat jelenítsen meg benne, esetleg számokat adjon össze számológép nélkül. A táblázatkezelés azonban ezen a szinten még korántsem nevezhető hatékonynak, hisz inkább csak az adatok táblázatszerű ábrázolására szolgál.
Második szint: az már egy haladóbb fokozat, mikor a felhasználó egy vállalatirányítási rendszerből készen kapja a táblázatokat és készség szinten tudja, milyen mezőben, hova kell kattintania ahhoz, hogy bizonyos adatokat kinyerjen. Ebben az esetben azonban nem a felhasználó határozza meg a rendszer struktúráját. Ilyenkor az a legnagyobb probléma, hogy ezekből a táblázatokból nem tud külön kimutatásokat készíteni, vagy nem tudja más táblázatokkal összekötni azt. Meglepőnek tűnhet, de az sem ritka eset, hogy a felhasználók ilyenkor is számológéppel, egyenként adják össze az adatokat a rendszerben.
Harmadik szint: ez az a szint, amikor már magabiztos táblázatkezelésről beszélhetünk. A hatékony vállalati működéshez az lehet az ideális, mikor a felhasználó már valóban képes összetettebb műveletek és releváns üzleti problémák megoldására a táblázaton belül. Ez annyit tesz, hogy nyilvántartást vezet, pénzügyi elszámolásokat készít, vagy leltárkészletet tart számon. Egy ilyen szinten kezelt táblázat már képes betölteni egy hatékony számolótábla szerepét a vállalat életében. Ilyen szintű készséggel már nem jelent problémát a táblázaton belül sorba rendezni, keresni, diagramokat szerkeszteni, több táblázatot összekötni, kimutatást csinálni, vagy akár elemezni különböző dimenziókban. Jelenleg azonban körülbelül száz munkavállalóból egy az, aki ilyen szintű hozzáértéssel rendelkezik.
25 GOOGLE WORKSPACE TIPP CÉGVEZETŐKNEK, SZAKÉRTŐKNEK
Jelenleg csak a felhő alapú táblázatkezelő rendszerek képesek megfelelni a vállalatok által támasztott elvárásoknak
Az elmúlt években a home office és hibrid munkarend megjelenésével a vállalatok számára előtérbe kerültek a felhő rendszerek által kínált rugalmas funkciók, mint például az online együttműködés, vagy automatikus mentés. Ez a táblázatkezelő rendszerek esetében sincs másképp, hisz egy táblázat akkor tud hatékony támogatást nyújtani a cégek működésében, ha képes arra, hogy egyszerre többen dolgozzanak benne. Ezáltal az is rendkívül fontossá vált, hogy a táblázatkezelő megbízható biztonsági és mentési beállításokkal rendelkezzen és naplózza azt, hogy ki, mikor és mit szerkesztett benne, hiszen csak így válnak mindenki számára lekövethetővé a különböző munkafolyamatok. Emellett egyre lényegesebb elvárás, hogy a különálló táblázatok egymással összeköthetőek, egymásba integrálhatóak legyenek. Ezeknek a feltételeknek egyszerre jelenleg csak a felhőmegoldás képes megfelelni. Erre kínál hatékony eszközt a Google Sheets táblázatkezelő rendszer, amin keresztül a különböző területeken dolgozó munkatársak együttműködése komfortosan, fizikai és időbeni korlátok nélkül, alapértelmezésben valósulhat meg.
5 tipikus hiba, amit a felhasználók elkövetnek a táblázatkezelés során
Nem használnak adattípusokat – Aranyszabály, hogy még mielőtt bármihez nekilátunk a táblázatban, állítsuk be a cellák adattípusait, így elkerülhető az amiatti bosszankodás, hogy a táblázatunk félreértelmezi és átírja a bevitt adatokat.
Egy cellába több értéket tesznek – Táblázatszerkesztés szempontjából nagyon fontos, hogy egy cellában csak egy érték legyen, mert csak így fogja tudni később elvégezni a kívánt műveleteket.
Mindent külön munkalapon kezelnek – 10-ből 9 felhasználó biztosan beleesik ebbe a hibába.Számukra bizonyára hasznos tanács, hogy a különböző hetek, hónapok, évek külön munkafüzeten történő vezetése helyett inkább egy munkafüzeten belül külön oszlopokban kezelje azokat. Ugyanis bizonyos műveleteket csak az egy munkalapon lévő adatokkal lehet elvégezni, és általában sokkal könnyebb dolgozni, ha az összetartozó adatok egy munkalapon vannak tárolva; tehát egy éves elszámolás, vagy leltár alkalmával rengeteg plusz munkája lesz annak, aki a hónapokat külön füleken vezette.
A táblázatokat a vizualitás szintjén kezelik – Gyakori hibába esik az a felhasználó, aki a táblázatot csupán szépre szeretné megcsinálni, miközben nem veszi figyelembe annak valódi funkcióját. A probléma, hogy ilyenkor csak az ábrázolás szintjén fog működni a táblázat, de műveletek elvégzésére már nem lesz képes.
Nem használják a Pivot funkciót – A Pivot, magyarul kimutatás varázsló az egyik leghasznosabb funkciója a táblázatkezelő rendszereknek, ami Google Sheets-ben is megtalálható. Ez a beállítás képes arra, hogy több ezer sorban és oszlopban elhelyezkedő adathalmokat pár kattintással elemezzen. Aki ezt a funkciót megismeri, az már tényleg csodákra képes a táblázatok kezelése során.
A hatékony táblázatkezeléshez tehát szükség van a felhasználók informatikai érettségére és arra is, hogy lássák, milyen mértékben egyszerűsítheti a napi munkavégzést a programok rendeltetésszerű kezelése. Ez a kérdés a vállalatirányítási rendszerek kezelésében is döntő szerepet kaphat, hiszen amíg a cégek dolgozói nem rendelkeznek a hatékony táblázatkezeléshez szükséges képességekkel, addig a szervezet nem fog tudni más vállalatirányítási-rendszert bevezetni. A hatékony táblázatkezeléshez szükséges készségeket úgy lehet legegyszerűbben megszerezni, ha a vállalat olyan szakértő segítségét kéri, aki megmutatja, hogyan tudnak munkatársaik a táblázatokon keresztül élni a napi munkavégzés során.
