Naptárfunkciók a hatékonyabb céges működésért 

A vállalati kalendárkultúra kialakítása

A legtöbb vállalat ma már felhőalapú naptárt használ: Google Calendar-t a Google Workspace-ben, vagy Outlook naptárt a Microsoft 365 részeként.

Mégis, a naptár sok helyen továbbra is csak időpontfoglaló eszköz, nem pedig a működés tudatos irányításának része. Pedig ezek a rendszerek jóval többet tudnak annál, mint hogy mikor legyen a meeting.

Egy jól kialakított vállalati kalendárkultúra ma már közvetlen hatással van a hatékonyságra, az együttműködésre és a vezetői döntések minőségére.

Hol csúszik el a legtöbb cég a Google és Microsoft naptár használatában?

A Google Calendar és a Microsoft naptár önmagában kiváló eszköz, a legtöbb cégnél mégis azért nem eléggé hatékony, mert nincs mögötte egységes használati logika. Ennek jelei a céltalan meetingmeghívók, eltérően értelmezett státuszok, és a túlzsúfolt vezetői naptárak. 

Ilyenkor nem a naptár a probléma, hanem a használata.

A modern, felhőalapú naptárhasználat ott működik jól, ahol a meetingek célhoz kötöttek, az elérhetőség valódi információt ad, a fókuszidő védett, és a naptár az üzleti prioritásokat tükrözi. 

Ez különösen fontos home office és hibrid munkarend esetén, ahol a meetingek adják a távműködés alapját.

👉 Erről részletesebben ebben az esettanulmányban olvashatsz, ahol bemutatjuk az iSolutions home office átállásának lépéseit.

8 kevéssé ismert, mégis hasznos naptár funkció

1. Fókuszidő (Focus time)

Lehetővé teszi, hogy megszakításmentes munkablokkokat jelölj ki a naptárban, amelyeket a rendszer automatikusan elfoglaltnak mutat. Ez segít megvédeni az elmélyült munkát a felesleges meetingektől.

2. Munkaidő és elérhetőség beállítása

A naptár figyelembe veszi a beállított munkaidőt, és jelzi, ha valaki ezen kívül próbál meetinget szervezni. Különösen hasznos hibrid és nemzetközi csapatoknál.

3. Rövidített meetingek (25 / 50 perces alapértelmezés)

Beállítható, hogy a meetingek automatikusan rövidebbek legyenek, így marad idő átgondolásra és felkészülésre a következő egyeztetés előtt.

4. Kötelező és opcionális résztvevők jelölése

Segít tisztázni, kinek valóban szükséges ott lennie a meetingen, és csökkenti a túlzsúfolt egyeztetések számát.

5. Dokumentumok és linkek csatolása a meghívóhoz

A meetinghez csatolt Drive- vagy OneDrive-anyagok biztosítják, hogy minden résztvevő felkészülten érkezzen, és ne a meeting elején kelljen keresgélni.

naptár

6. Google Meet váróterem – nagyobb kontroll a beléptetés felett

Az új Google Meet váróterem funkcióval a résztvevők csak a házigazda engedélyével léphetnek be a megbeszélésbe, ami biztonságosabb és professzionálisabb meetingeket tesz lehetővé interjúk és bizalmas ügyfél-egyeztetések előtt.

7. Google Meet – Google Chat szinkron – megmarad a meeting kommunikáció

A Google Naptárból ütemezett meetingek üzenetei, linkjei és fájljai automatikusan elérhetők maradnak a kapcsolódó Google Chat beszélgetésben, így a meetingek utókövetése egyszerűbb és átláthatóbb lesz.

8. Megbeszélés rögzítése és AI-eszközök (pl. Gemini, Circleback) használata a meetingek során

A hatékony céges működés egyik legnagyobb időrablója, amikor egy megbeszélés után nem világos, mi hangzott el pontosan, ki mit vállalt, és mi a következő lépés

A modern felhőalapú megoldások – például a Google Meet és a Microsoft Teams – már lehetőséget adnak a megbeszélések rögzítésére, amit AI-alapú eszközökkel tovább lehet erősíteni. 

Most bemutatjuk az egyik kedvenc eszközünket, a Circleback-et. 

A Circleback.ai egy modern, AI-t használó meeting asszisztens, amely nemcsak rögzíti és átiratolja a beszélgetést, hanem strukturáltan összefoglalja a találkozókat, kiemeli a feladatokat és akciópontokat, valamint segít abban, hogy ne vesszen el semmi a meetingek után sem.

  • 📝 Automatikus hang- és szövegátírás – a beszélgetés minden fontos részlete rögzítésre kerül, így nincs több „elfelejtett” pont vagy félreértés.

  • 📌 Akciópontok és feladatok azonosítása – a mesterséges intelligencia automatikusan kiszűri, mi a teendő, és azokat egy szervezett listába rendezi.

  • 🔍 Intelligens keresés a meetingek között – nemcsak jegyzeteket kapsz, hanem úgy kérdezhetsz rá a tartalomra, mintha egy dokumentumban keresnél (pl. „Mit mondtunk a határidőről?”).

  • 🔄 Workflow integrációk – a feladatokat akár CRM-be, projektmenedzsment eszközbe vagy kommunikációs platformokra is továbbítja (például HubSpot, Slack vagy Monday).

  • 🌍 Több platform támogatás – működik online meetingeken (Zoom, Google Meet, Teams) és akár személyes találkozók felvételeinek feltöltésével is.

A Circleback használatához regisztrálnod kell egy fiókot, majd összekapcsolni a naptáradat vagy a meeting platformodat (pl. Google Calendar vagy Outlook). 

Hogyan segít ebben a kalendárkultúra kialakításában az iSolutions?

Az iSolutionsnél a Google Workspace és a Microsoft 365 bevezetése nem áll meg a technikai konfigurációnál.

Segítünk:

  • egységes vállalati kalendár szabályokat és home office környezetet kialakítani,
  • Google Calendar és Outlook naptár beállításokat optimalizálni,
  • meeting- és jogosultsági struktúrát rendbe tenni,
  • a naptárhasználatot a céges folyamatokhoz igazítani,
  • és hosszú távon fenntartható működést kialakítani.
  • az iS Akadémia segítségével megtanítjuk a Google Workspace professzionális használatát

Nem csak „bekapcsoljuk” a rendszert – segítünk felépíteni a hatékony céges felhő használatot.

👉 Foglalj díjmentes IT konzultációt most!

Foglalj egy díjmentes konzultációt az iSolutions szakértőivel, és tervezzük meg együtt a céged jövőálló IT-stratégiáját.

Ezek a cikkek is érdekelhetnek:

Oszd meg másokkal is a cikket:

Foglalj egy díjmentes konzultációt az iSolutions szakértőivel, és tervezzük meg együtt a céged jövőálló IT-stratégiáját.

Töltsd ki az űrlapot és küldjük is az e-bookot!

[EBOOK] Biztonság a felhőben

https://www.isolutions.hu/ebook-biztonsag-a-felhoben/

Név(Kötelező)
(Kötelező)
Költöztesd céged adatait a felhőbe: vállalati felhőszolgáltatás, felhő tárhely

BIZTONSÁG A FELHŐBEN (E-BOOK)

Ebben az ebookban körbejárjuk az elmúlt évek informatikai változásait, a modern munkavégzésből adódó új kihívásokat, valamint azt, hogy a felhőrendszerek miként tudják megteremteni a vállalatok IT biztonságát. Emellett igyekszünk hasznos gyakorlati tanácsokat is adni, melyek segítségével egyszerűen csökkenthetőek az adatbiztonsági kockázatok.

A sütik használatával kapcsolatos általános információk
Az iSolutions a felhőszolgáltatások széles skáláját kínálja (Google Workspace, Office, Microsoft 365)

A cookie-k alkalmazásának célja lehet például:

  1. a weboldal funkcionalitásának monitorozása és folyamatos fejlesztése,
  2. a weboldal működése során fellépő technikai problémák (pl. a böngészés lassulása, a weboldal elérhetetlensége stb.) azonosítása és kezelése,
  3. a használati szokásokra (pl. a böngészés időpontja, a böngészéssel töltött időtartam, a honlap egyes részeinek megtekintésével töltött időtartam, a böngészésre használt eszköz típusa [asztali számítógép, tablet, mobiltelefon stb.], a böngészés során végzett aktivitás típusai [görgetés, koppintás, kurzormozgatás], a böngésző típusa és verziószáma, az operációs rendszer típusa, a böngészés földrajzi színhelye, a honlapon böngésző egyéni beállításainak megjegyzése, a honlap használatával kapcsolatban jelzett egyedi igények, javaslatok  stb.) jellemző és a felhasználói igényekre vonatkozó információk gyűjtése és elemzése.

A cookie célja a weboldal minél magasabb színvonalú működésének biztosítása a felhasználói élmény növelése érdekében.

Az iSolutions Kft. törekszik arra, hogy olyan cookie-kat és hasonló technológiai eszközöket alkalmazzon, illetve olyan szolgáltatóktól vegyen igénybe ilyen eszközöket, amely eszközök, illetve szolgáltatók a weboldal látogatóinak, mint homogén csoportnak a felhasználási szokásairól gyűjtenek adatokat a látogatói viselkedésminták, igények rögzítésével, nem pedig a felhasználóról, mint egyénről.

Ön dönti el, hogy hozzájárul-e a célok szerint kategóriákba sorolt sütik használatához: hozzájárulását bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja a cookie bannerben. Ez alól kivételt képeznek a weboldal megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen – ún. "elengedhetetlen" – sütik, amelyeket az Ön hozzájárulása nélkül is elhelyezhetünk a böngészésre használt eszközén. Szükséges azonban hangsúlyozni, hogy ez kizárólag azért történik, hogy lehetővé tegyük a weboldal használatát. Más, például a "beállítások" kategóriába tartozó sütik segítenek a weboldalnak megőrizni az Ön beállításait. A "statisztikai" kategóriába sorolt sütik segítséget nyújtanak számunkra a felhasználói szokások feltérképezéséhez, míg a "marketing" sütik lehetővé teszik, hogy személyre szabott ajánlatokkal keressük meg Önt.

Amennyiben valamely süti leírása mellett szolgáltatóként az iSolutions Kft. nevét látja (ezek az ún. First Party sütik), a sütit az iSolutions Kft. helyezte el a böngészésre használt eszközén. Minden egyéb esetben a süti mellett jelzett külső fél helyezte el a sütit (ezek az ún. Third Party sütik).

A sütikkel kapcsolatban további információk találhatók a honlapunkon elérhető adatkezelési tájékoztató „A Weboldalon használt sütik” című fejezetében.

A weboldal működéséhez feltétlenül szükséges sütik

Ezek a sütik nélkülözhetetlenek a weboldal működéséhez, ezért nem kapcsolhatók ki. Általában csak olyan tevékenységekre válaszul kerülnek elhelyezésre, mint a szolgáltatások kérése, így például a süti használati beállítások megadása vagy űrlapok kitöltése. A böngészőjében beállíthatja a sütik blokkolását vagy az azokra való figyelmeztetést, azonban ebben az esetben előfordulhat, hogy a weboldal vagy annak meghatározott részei egyáltalán nem működnek.

Statisztikai célú sütik

E sütik segítségével vesszük számba az oldalunkon történő látogatásokat és az internetes forgalom forrásait, hogy ily módon mérjük és javítsuk az oldalunk teljesítményét, használhatóságát. A sütik segítenek meghatározni a weboldal népszerű és kevésbé népszerű funkcióit, valamint a látogatói aktivitások (pl. görgetés sebessége, egy-egy menüpontban eltöltött időtartam stb.) jellemzőit. A sütik által gyűjtött információkat nem az egyedi, hanem az általános felhasználói szokások feltérképezésére és elemzésére használjuk fel. Amennyiben nem engedélyezi a statisztikai sütik használatát, nem értesülünk róla, hogy felkereste az oldalunkat.

Marketing célú sütik

Ezeket a sütiket hirdetőpartnereink helyezik el az oldalunkon keresztül. A sütiket az Ön érdeklődési körének megfelelő profil felállítására és az ahhoz illeszkedő hirdetések megjelenítésére használjuk. A „marketing” célú sütik egyedileg azonosítják a böngészőjét és a böngészésre használt eszközét (telefon, laptop, tablet, asztali számítógép stb.). Amennyiben nem engedélyezi ezeket a sütiket, nem élvezheti az Ön preferenciái szerint összeállított, célzott hirdetések előnyét.