Ideje, hogy ne kiadásként, hanem termelőeszközként tekintsünk a cég informatikájára
Habár minden eddiginél gyorsabb ütemben dübörög a digitalizáció, mégis sok cég anyagi okok miatt nem használ felhőrendszereket. Pedig, ha a a munkatársak mindennap megisznak egy kávét az irodában, már az is több kiadást jelenthet a cégnek, mint a vállalat informatikai rendszere. Míg az energia, géppark és egyéb kiadások tekintetében a vezetők többsége már az év elején komoly kalkulációt és tervezést végzett, a digitális rezsi a legtöbb esetben kimaradt a számításokból. Azonban minden jel arra utal, hogy a jelenlegi gazdasági helyzetben jelentős versenyelőnyre tehetnek szert azok a cégek, ahol nem kiadásként, hanem termelőeszközként tekintenek a vállalati informatikára.
Mennyit ér a vállalatnak egy megbízható rendszer?
Ha a felhőalapú informatikáról van szó, a magyar cégek jelentős része az anyagi vonzatai miatt halogatja az új rendszer bevezetését. Ennek egyik legfőbb oka, hogy a vállalatok nagyon ritkán mérik azt, hogy egy munkatárs milyen hatékonysággal dolgozik az irodai rendszereken és ez által mennyit tud termelni a cégnek. Ezt persze sok esetben nem könnyű, vagy nem is lehet számszerűsíteni, ami miatt sokszor a felhőrendszerek ára is virtuális marad. Talán ez lehet az oka annak, hogy a hazai kkv-k vezetőinek jelentős része nem tudja, hogy éves szinten mennyit költ az informatikára, mint ahogy azzal sincs tisztában, hogy a vállalat IT kiadásai miként viszonyulnak a cég teljes költségvetéséhez.
A felhő értékének kérdését azonban más irányból kell megközelíteni. Hány forintot ér a vállalatnak az, hogy megkapja az e-mailjeit, vagy hogy biztosan célba ér a levelezése? Mennyit ér a cégnek, hogy egy helyen, biztonságosan tárolhatja a dokumentumait, amit a munkatársak közösen használhatnak? Hány forintot ér egy hatékony naptár, vagy projektmenedzsment program, melynek köszönhetően olajozottan folyhat az együttműködés? Ezeket a kérdéseket megválaszolva minden vállalat tisztább képet kaphat az informatikáról és arról, hogy üzleti szempontból milyen hozzáadott értéke van egy megbízható felhőrendszernek. 
A felhő jelenleg a legköltséghatékonyabb és legkorszerűbb informatikai megoldás
Ha a felhő áráról beszélünk, elsősorban azt kell tisztázni, hogy a vállalati informatika nem költség, hanem termelőeszköz a cégek számára. Persze ehhez először a vezetőknek föl kell fedezniük azt, hogy a rendszerük mire képes, és azzal is tisztában kell lenniük, hogyan tudja az üzletük kihasználni az általa nyújtott lehetőségeket. Ezt azonban csakis hozzáértő szakembereken, IT szolgáltatókon vagy tanácsadók segítségével fogja tudni feltérképezni a szervezet.
A jó hír az, hogy a felhőrendszerek ára jelenleg abszolút értékben annyira alacsony, hogy a vállalatoknak gyakorlatilag nem jelent költséget. Ha az itthoni átlagos havi nettó 300-350 ezer forintos bérekkel számolunk, az informatika egy főre vetített 5-6 ezer forintos ára elenyésző a vállalat kiadásaihoz képest. Nem beszélve arról, hogy ha a munkatársak minden nap megisznak egy kávét az irodában, már az is több költséget jelent a cégnek, mint a vállalat felhőrendszere. Ettől függetlenül sokan sajnos még mindig alábecsülik a felhőrendszerek hatékonyságát és hozzáadott értékét, ezzel pedig jelentős digitalizációs lemaradást halmoznak fel a versenytársakhoz képest.
Nincs még egy olyan szolgáltatás, amit a világon 2 milliárd ember használna
A felhőrendszerek esetében egy olyan üzleti modellt látunk, ami világviszonylatban is egyedülálló. A Gmail rendszert jelenleg 2 milliárd ember használja, ezzel pedig rekordot dönt, hisz nincsen a földön még egy olyan szolgáltatás, amit ennyien vennének igénybe egyszerre. A felhő tehát tényleg egy globális hálózat, ami az egész világban jelen van és bárhonnan elérhető. A technológia példanélküliségét az is bizonyítja, hogy jelenleg két szolgáltató fedi le teljes mértékben a felhőpiacot, a Google és a Microsoft méretét és infrastruktúráját figyelembe véve pedig nem valószínű hogy ez a felállás a jövőben radikálisan változni fog.
Fontos a szakértő támogatása!
Mivel a különböző felhő előfizetések nemcsak a funkcióikat, de az árukat tekintve is markánsan különböznek egymástól, nincs könnyű dolguk a vállalati döntéshozóknak, ha szolgáltatást szeretnének választani. Ezt tetézi, hogy a Google és a Microsoft is folyamatosan változó termékpalettával és vállalati csomagokkal árasztja el a piacot, így téve még nehezebbé a cégek választását.
Ahhoz tehát, hogy egy vállalat hatékony és megtérülő felhőszolgáltatást válasszon, fontos egy olyan szakértő segítsége, aki nemcsak a felhőrendszereket, de a vállalat működését is átlátja, hiszen kizárólag ennek birtokában hozhatnak tudatos döntést a cégek. Azért is kulcsfontosságú az előrelátó tervezés, mert a szolgáltatások jellemzően 20-30%-kal olcsóbbak, amennyiben a cégek éves hűségszerződést kötnek, az pedig komoly problémát is okozhat, ha rossz szolgáltatásra fizet elő a vállalat. Sajnos azt látjuk, hogy az átgondolatlan döntések miatt sok hazai szervezet nem is tud róla, hogy nagyobb létszámra, vagy olyan funkciókra kötött szerződést, amiket nem is használ és emiatt kétszer, háromszor többet fizet a felhőszolgáltatásért.
Lovasszekér vagy autó?
Mivel azt látjuk, hogy a világ egyre inkább a felhőről szól, így a technológia egyben a mi üzleti modellünk alapját is képzi, mégpedig azáltal, hogy rajta keresztül, minden vállalat számára hatékonyabbá és megfizethetővé tesszük az informatikát. Persze van, aki még ma is ellene van, vagy nem hisz benne, de ez körülbelül olyan, mintha az autó megjelenése után még a lovasszekérhez ragaszkodnánk. Egy jó IT szolgáltató amellett, hogy segít a megfelelő rendszer kiválasztásában, bevezeti és működteti azt, támogatja és szükség esetén oktatja a felhasználókat arra, miként lehetnek hatékonyabbak a felhőben végzett munka során.
Íme néhány jel, ami arra utal, hogy a vállalat informatikája jó kezekben van
Az IT szolgáltató nagyon sok kérdést tesz fel – Egy IT rendszer nemcsak attól függ, hogy mekkora a cég és hányan dolgoznak benne, a szolgáltatónak tudnia kell azt is, hogy melyik munkatárs mivel foglalkozik, honnan dolgozik, milyen hozzáférésekkel rendelkezik és meddig terjed a hatásköre. És ez még mindig csak a jéghegy csúcsa, mivel egy munkatárs esetében akár 40-50 tényezőből is beszélhetünk.
A vállalat részletes ki- és beléptetési protokollal rendelkezik – Egy új munkatárs beléptetése vagy egy távozó kolléga kiléptetése informatikai szempontból rendkívül összetett folyamat, amire egy ideális szolgáltatónál külön protokoll van. A vállalatunknál kiemelt helyen kezeljük a felhasználó-menedzsmentet, ami azt jelenti, hogy a munkatársaink 15%-a csak ezzel foglalkozik a munkaidejében. Ugyanis a ki- és beléptetés folyamata megfelelő esetben még a rutinosabb rendszergazdáknak is több órát vesz igénybe, ami során a vállalati mappastruktúrától kezdve, a levelezőrendszereken keresztül a vállalati fiókokig mindent alaposan át kell nézni és be kell állítani.
Rendszeres az IT szolgáltató és a vállalat közötti kommunikáció – Mivel az informatika és a vállalat is folyamatos változásokon megy keresztül, így nagyon fontos, hogy a szolgáltató időről időre tájékoztassa a céget a változásokról, felülvizsgálja a vállalatot és ha új megoldásokat talál, ajánlatot tegyen. Mi az ügyfeleinket rendszeresen tájékoztatjuk a hírekről és a lehetséges változásoktól, 2-3 évente pedig javasoljuk a teljes informatikai rendszerük átvilágítását.
Az IT szolgáltató nem fél részt venni a döntéshozatalban – Nagyon fontos, hogy egy jó rendszergazda sosem hagyja a vezetőre a döntést, hanem aktívan részt vesz benne és vállalja a felelősséget. Ez ugyanis megmutatja azt, hogy a szolgáltató érti azt, hogy mit ad el és a legjobb szolgáltatást nyújtja. Ügyfeleinknek éppen ezért mi nemcsak javaslatot teszünk, de több előfizetést és csomagot is összeállítunk, melyek közül a vezetőkkel közösen választjuk ki a vállalat felhőrendszerét.
