Csináljuk a fesztivált!
Nemcsak az irodában vehetjük hasznát a vállalati informatikai megoldásoknak, a hatékony IT menedzsment a szabadtéri rendezvényeken is komoly szerepet játszik.
A nyár a szabadtéri rendezvények, fesztiválok, koncertek időszaka, ami idén a pandémiával terhelt évek után végre itthon is újra virágozni látszik. Egy ilyen rendezvényen a fák hűs árnyékában, egy hideg itallal a kézben, és egy jó koncertet hallgatva a legtöbben biztosan nem az informatikára gondolnak. Pedig a fesztiválok mögött is rengeteg IT kihívás és munka áll, amin nemcsak a vendégek felhőtlen élménye múlik, hanem sokszor az egész esemény sikeressége áll vagy bukik. Ennek tükrében jogosan merül fel a kérdés, hogy mégis hogyan segíthet a hatékony IT a felhőtlen szórakozásban? Ebben a cikkünkben az iSolutions első, de nem utolsó fesztiválélménye mentén járjuk körbe mire kell odafigyelnie egy jó informatikai szolgáltatóknak a nyári rendezvényeken.
Fesztiválélmény a digitális korban: a minőség minden tekintetben követelmény
Mivel folyamatosan vágyunk a kihívásokra, és úgy érezzük vagyunk akkorák, hogy a KKV-k után kicsit más területeken is kipróbáljuk magunkat, így idén mi szolgáltattuk a SopronFest informatikáját! Talán nem túlzás, ha azt mondjuk, hogy ez volt az elmúlt évek egyik legizgalmasabb projektje, hiszen a 4 napos szabadtéri zenei és kulturális fesztivál új feladatok és kihívások elé állította az iSolutions szakembereit. Mivel a hazai fesztiválszervezés mára elért egy nagyon magas szintet, így a fesztiválon az informatikai megoldások terén is olyan komoly háttér kiépítésére volt szükség, ami megfelel a megnövekedett elvárásoknak.
Egy fesztivál esetén a jó IT szolgáltató tudja, hogy az informatikát nemcsak össze kell rakni, de működésben is kell tartani. Aki dolgozott már fesztiválon, az tisztában van azzal, hogy a legfontosabb ilyenkor a felkészülés, mert ha a rendezvény közben bármi gond felmerül, azt szinte már esélytelen úgy megoldani, hogy ne legyen valamilyen következménye. Tehát már jóval az indulás előtt beszélni kell minden szervezővel és össze kell egyeztetni a különböző igényeket. Ez alapján már össze tud állni egy részletes és hatékony forgatókönyv a rendezvényről, amiből az IT szolgáltató láthatja milyen megoldásokra lesz szükség a fesztiválon és elkezdheti a rendszer összeállítását.
IT szakember vs. szolgáltató – Az nem ugyanaz? Nem bizony!
Mivel a legtöbb hazai fesztivál kicsiben kezdi és évről-évre növi ki magát, így nem egyedi eset, hogy míg a múltban még elég volt egy IT szakember, aki összerakta az informatikai rendszert, ma már ez nem elég. A legtöbb rendezvénynek ugyanis a digitális fejlődés és az egyre bonyolultabb infrastruktúra miatt szolgáltatás szintű informatikai megoldásra van szüksége és természetesen minél nagyobb egy fesztivál, annál összetettebb problémákat kell megoldaniuk a szervezőknek IT területen is.
A szakember és a szolgáltató közötti egyik legnagyobb különbség, hogy a szolgáltató több, különböző kvalitású munkatárssal dolgozik együtt, így például a projektmenedzsmentre és a kapcsolattartásra is külön embere van. Emellett a jó IT szolgáltató a több munkatársnak köszönhetően biztosítani tudja a folyamatos rendszerfelügyeletet és a 24 órás készenlétet, ami szintén nagy hozzáadott érték a fesztiválokon, hiszen ilyenkor a legtöbb esetben azonnali megoldásra van szükség.
Az ördög a részletekben rejlik
Ami a fesztiválszervezés esetében az IT szolgáltató mellett szól, hogy képes átmenni a felhasználó oldalára és gondol olyan banális dolgokra is, amikre egy informatikus nem feltétlenül fordít figyelmet, mert magától értetődőnek tartja. Ilyen lehet például az, hogy legyen minden fajta kábel átalakító a különböző notebook-okhoz, mivel ma már egyáltalán nem biztos, hogy minden laptopon van UTP vagy HDMI kimenet. Viccesen hangzik továbbá, de ilyenkor arra is oda kell figyelni, hogy legyen elég egérpad a gyorsabb és kényelmesebb munkavégzéshez. Emellett az elosztókból is jó, ha van egy nagyobb mennyiségű tartalék, mivel egy fesztivál helyszínén nemcsak az IT eszközök áramellátásáról kell gondoskodni, de a tabletek, telefonok, bankkártya terminálok töltésére is kell hogy legyenek szabad csatlakozók, és arra is készülni kell, hogy némelyik elosztó a mostoha körülmények miatt felmondja a szolgálatot. Mi rengeteg ilyen kiegészítőt vittünk a SopronFest helyszínére és jól tettük, mert bizony kellett és használták.
A felhőalapú rendszerek biztosítják a legjobb informatikai megoldást a fesztiválokon is
A felhőrendszerek elterjedése óta látványos mértékben fejlődött a cégek informatikája, a technológia pedig nemcsak a vállalatok világát, de a fesztiválokat is meghódította. A rugalmas skálázhatóság, az adatok helytől és eszköztől független elérése, az együttműködés hatékony támogatása, valamint a magas szintű adatbiztonság csak néhány olyan tulajdonsága a felhőrendszernek, ami a rendezvények esetében óriási előnyt jelent.
A technológia egyik legnagyobb előnye, hogy jelenleg csak a felhő képes arra, hogy 2-3 napra is olyan szintű informatikai rendszert rakjunk össze a fesztiválokon, amilyet egy több száz fős cégnek. Mivel az iSolutions már évek óta elkötelezett a felhőtechnológia előnyei mellett, így nagyon izgalmas tapasztalat volt, hogy olyan komplex és hibatűrő rendszert építettünk ki a SoporonFest-en, mint azoknak a partnereinknek, akiknél évek óta szolgáltatjuk az informatikát. Ezek a tapasztalatok méginkább megerősítettek minket abban a meggyőződésünkben, hogy a felhő jelenleg a legbiztonságosabb és leghatékonyabb rendszer, amivel szinte bármi megoldható gyorsan, egyszerűen és költséghatékonyan.
Informatikai rendszer, ahogy a nagykönyvben meg van írva
Az ember azt gondolná, hogy amikor egy fesztiválon a nulláról kell felépíteni az informatikai rendszert, az rendkívül bonyolult és nehéz feladat, pedig a legtöbb esetben sokkal könnyebb, mint sok cégnél, ahol meg van kötve a szolgáltatók keze. A legnagyobb nehézség ilyenkor, hogy a vállalatoknál már adottak az eszközök és rendszerek, amik sok esetben elavultak vagy nem illeszkednek megfelelően az informatikai rendszerbe, de a lecserélésüket pénzügyi, vagy egyéb szempontok nem teszik lehetővé.
A mögöttünk álló fesztiválon nem volt előttünk ilyen fajta akadály, így úgy tervezhettük meg és rakhattuk össze az informatikát, ahogyan az a nagy könyvben meg van írva, és ennek megfelelően végig kiválóan működött a rendszerünk. Nagyon örülünk annak, hogy a szervezés is maximálisan meg volt vele elégedve és sikeresnek bizonyult az együttműködés.
5 pofon, amibe a fesztiválszervezés belefuthat, ha nem a jó IT szolgáltatóra bízza az informatikát
Zárásképpen nézzünk meg néhány buktatót, amit egy jó IT szolgáltatónak el kell kerülnie, ha megfelelő minőségű informatikai rendszert szeretne kiépíteni a fesztiválokon:
Súlyos adatbiztonsági kockázat – A több ezer fős rendezvényeken a hálózatok elválasztása kritikus fontosságú, hiszen a nem megfelelően kezelt hálózatok súlyos adatbiztonsági kockázatot rejtenek magukban. A hozzáértő IT szolgáltatónál alapszabály, hogy nem szabad publikus wifit szolgáltatni és a zárt rendszerű hálózatokat is el kell különíteni egymástól, hogy csak azok férhessenek hozzá akinek jogosultságuk van.
Murphy törvénye – A rutinosabb szervezők már tudják, hogy a fesztiválokon általában beüt a híres törvény, miszerint ami elromolhat, az el is romlik. Egy felkészült IT szolgáltató nem bízza a véletlenre és már jóval a rendezvény indulása előtt mindent többször tesztel, hogy élesben már minden biztosan működjön és ne érjen senkit kellemetlen meglepetés.
Improvizáció – Egy fesztiválon lehet helye az improvizációnak, de maximum a színpadon és nem a szervezésben. Az informatika esetében az egyik legfontosabb szabály, hogy a legapróbb részleteket is előre meg kell tervezni, mert a rendezvény alatt már nincs lehetőség a rögtönzésre. Az a szakember vagy szolgáltató, aki úgy gondolja, hogy majd menet közben oldja meg a kérdéseket, nagy valószínűséggel már csak a tüzet fogja oltani akkor, amikor félre siklanak a dolgok.
Kergetni kell a szakembert – Egy nagyobb fesztiválon a szervezőknek nagyon kevés idő áll a rendelkezésükre, így ha felmerül egy probléma, azt helyben és azonnal kell megoldani. Ilyen helyzetben rendkívül bosszantó, amikor órákig kell keresni az informatikával foglalkozó szakembert, hogy segítsen. A jó IT szolgáltató folyamatos ügyeletet biztosít és ő maga járja körbe a helyszínt és nyújt támogatást annak érdekében, hogy a rendezvényen közreműködők maximálisan a feladatukra koncentrálhassanak.
Rossz ritmus – A fesztivál lüktetését nemcsak a vendégek, de a jó IT szolgáltató is átveszi. Ahhoz, hogy minden zavartalanul és hatékonyan működjön, a szolgáltatónak szigorúan be kell tartania a szervezés által diktált tempót. Egy jó szolgáltató ennek érdekében minden közreműködőt felkeres és egyeztet velük a szükséges részletekről, betartja a fontos határidőket és olyan ütemben végzi a munkát, hogy mindenkinek időben biztosítsa a feladat végzéséhez fontos eszközöket és a megfelelő körülményeket.
