Sok cégvezető azért halogatja az IT szolgáltató váltást, mert attól tart, hogy:
- leáll a munka,
- elvesznek az adatok,
- vagy hetekig káosz lesz a céges rendszerekben.
Pedig egy jól felépített folyamatnál pontosan az a cél, hogy az átállásból a lehető legkevesebbet érzékelje a cég.
Az iSolutions egyik legnagyobb erőssége az egységes onboarding folyamat. Minden új ügyfél előre megtervezett, dokumentált lépések mentén kerül át hozzánk – nincs improvizáció, nincs „majd menet közben megoldjuk”.
Mit jelent az onboarding, és hogyan zajlik az iSolutions-nél
Az onboarding lényegében egy strukturált átadás-átvételi és felkészítési folyamat, amelynek célja, hogy a céged zökkenőmentesen átálljon az új IT működésre – leállások és hibák nélkül.
Az onboarding alatt nem „hagyunk magadra”, hanem folyamatosan kommunikálunk:
- vagy közvetlenül mi tájékoztatjuk a kollégáidat,
- vagy előre elkészített kommunikációs sablonokat biztosítunk a cégvezetés számára.
A cél az, hogy mindenki pontosan tudja: mi történik, mikor történik, és kit kell keresni probléma esetén.
Ezért például minden gépre support matrica kerül a központi elérhetőségeinkkel, így a kollégák az első naptól kezdve tudják, kihez fordulhatnak segítségért.
Az onboarding során az iSolutions végzi a munka nagy részét, ugyanakkor szükség van az ügyfél oldaláról egy kijelölt kapcsolattartóra is, aki segít az információk összegyűjtésében és az egyeztetések koordinálásában.
Az első időszakban sokszor még a korábbi IT szolgáltatóval vagy rendszergazdával is együtt kell működni, hiszen előfordulhat, hogy bizonyos hozzáférések, dokumentációk vagy rendszerszintű információk csak náluk érhetők el. Ezért általában azt kérjük, hogy az előző szolgáltató még legalább egy hónapig legyen elérhető az átadás támogatására.
Nem egyszer találkoztunk már olyan helyzettel is, amikor a korábbi rendszergazda gyakorlatilag egyik napról a másikra távozott a cégtől, és azonnal megszűnt minden kapcsolat vele.
Ilyenkor az átadás-átvétel természetesen jóval nehezebb, hiszen sok esetben a hiányzó információkat és hozzáféréseket már „nyomozással” kell feltárni. Ennek ellenére az onboarding folyamat ilyenkor is végigvihető, csak több időt és extra felmérést igényel.
A folyamat ugyanakkor attól is függ, hogy az ügyfél már modern felhőalapú rendszerben működik-e, vagy még hagyományos szerveres környezetet használ.
Most bemutatjuk a folyamat lépéseit mindkét alaphelyzetben.
👉 Ha pedig IT-szolgáltató váltáson gondolkozol, beszéljünk a lehetőségeidről!
Ha az ügyfél már felhőben működik
A legegyszerűbb onboarding általában azoknál a cégeknél történik, akik már Google Workspace vagy Microsoft 365 rendszert használnak.
Ilyenkor a működés alapjai már adottak, így elsősorban:
- az átvétel,
- a rendrakás,
- a dokumentáció,
- és a standardizálás kerül fókuszba.
1. IT mélyinterjú és állapotfelmérés
A folyamat már a sales szakaszban elkezdődik.
Egy részletes IT „mélyinterjú” során megismerjük:
- a cég működését,
- a felhasználók számát,
- a telephelyeket,
- a használt rendszereket,
- és a jelenlegi problémákat.
Ez alapján készül az ajánlat is.
2. Kick-off meeting és a hozzáférések átvétele
A szerződéskötés után indul a hivatalos onboarding folyamat.
Bekérjük:
- az admin hozzáféréseket,
- a dokumentációkat,
- az eszközlistákat,
- a hálózati és felhasználói adatokat.
Itt gyakran már látszik, hogy a dokumentáció és a valós működés nem teljesen egyezik.
3. Helyszíni felmérés és rendszergazda setup
A helyszíni audit során:
- ellenőrizzük a gépeket,
- a hálózatot,
- a mentéseket,
- a jogosultságokat,
- és a meglévő infrastruktúrát.
Feltelepítjük a szükséges menedzsment és távoli támogatási eszközöket is, például az Atera rendszert.
Ilyenkor sokszor derül ki például:
- hogy már hónapok óta nem működik a biztonsági mentés,
- nem egyezik a HR lista és az e-mail lista,
- vagy még régi felhasználók is aktívak a rendszerben.
Ha kritikus hibát találunk, azt azonnal jelezzük.
Ha pedig nagyobb, anyagi vonzattal járó fejlesztés szükséges – például új szerver vagy hálózati eszköz –, azt külön projektként tervezzük meg.
4. Rendrakás és standardizálás
A felhőben működő új ügyfeleknél az onboarding egyik legfontosabb része a rendrakás.
Átnézzük:
- a licenceket,
- a jogosultságokat,
- a megosztásokat,
- az archív és aktív accountokat,
- valamint a biztonsági beállításokat.
A cél az, hogy az ügyfél egy átlátható, biztonságos és könnyen üzemeltethető rendszerben működjön tovább.
5. Átállás az iSolutions standard működésére
Az onboarding alatt már az iSolutions szolgáltatja az IT támogatást.
Az ügyfél:
- bekerül a helpdesk rendszerünkbe,
- megkapja a központi support elérhetőségeket,
- és fokozatosan átáll a standard működésünkre.
Az onboarding folyamat a projektek megtervezésével és minden információ dokumentálásával zárul.
Ez a teljes folyamat egy átlagos KKV-nál általában 2–3 hónapot vesz igénybe, ezután már a központi support telefonszámunkon szolgáljuk ki az ügyfelet. Fontos azonban, hogy már az együttműködés első napjától kezdve biztosítjuk a támogatást.
Ha az ügyfél még hagyományos szervert vagy régi levelezőrendszert használ
Itt már jóval komplexebb onboarding és migrációs projektről beszélünk.
Különösen akkor, ha:
- 50-100 felhasználó van,
- régi fájlszerver működik,
- nincs megfelelő dokumentáció,
- vagy évek alatt kialakult, rendezetlen struktúrák vannak a rendszerben.
1. Az infrastruktúra és rendszerek teljes feltérképezése
Az első lépés itt is az IT mélyinterjú és az infrastruktúra teljes felmérése.
Megvizsgáljuk:
- a szervereket,
- a levelezést,
- a mentéseket,
- a tűzfalakat,
- a fájlszervereket,
- és a hálózati környezetet.
Ha kritikus hibát találunk, azt itt is azonnal jelezzük, a nagyobb fejlesztéseket pedig külön projektként tervezzük meg.
2. A felhőrendszer megtervezése
A migráció előtt közösen kiválasztjuk:
- a megfelelő licenceket,
- a szükséges szolgáltatásokat,
- valamint az új rendszer struktúráját.
Ilyenkor véglegesítjük:
- az e-mail címeket,
- a csoportokat,
- a jogosultságokat,
- a naptárakat,
- és a felhasználói struktúrát is.
3. E-mail migráció és átállás
Az e-mail költözés jellemzően a háttérben zajlik.
A legtöbb esetben az ügyfél ebből szinte semmit nem érzékel:
- a levelezés működik tovább,
- közben pedig folyamatosan szinkronizáljuk az adatokat az új rendszerbe.
A végleges átállás általában hétvégén történik:
- lefut a különbségmigráció,
- megtörténnek az utolsó ellenőrzések,
- lekapcsoljuk a régi levelezést,
- hétfőn pedig a kollégák már az új rendszerbe lépnek be.
4. Fájlmigráció és jogosultságkezelés
A fájlszerver költöztetése sokszor külön projekt.
Például:
- pénzügyi mappák,
- HR dokumentumok,
- vagy több éves archívumok
esetében nagy mennyiségű adatot kell strukturáltan áthelyezni.
Ilyenkor:
- új jogosultsági rendszert alakítunk ki,
- átgondoljuk a struktúrát,
- és segítünk eldönteni, hogy mit érdemes megtartani vagy archiválni.
5. Oktatás és kommunikáció
Az átállás nemcsak technikai projekt, a kollégákat is fel kell készíteni az új működésre.
Ebben:
- kommunikációs sablonokkal,
- oktatásokkal,
- és az iS Akadémia oktatóanyagaival segítünk.
A cél az, hogy a dolgozók:
- értsék az új rendszert,
- az első pillanattól kezdve tudják használni,
- és biztonságosan dolgozzanak benne.
A cél minden IT-szolgáltató váltás esetében ugyanaz
Akár felhős, akár hagyományos környezetből érkezik az ügyfél, az onboarding célja ugyanaz: stabil, átlátható és skálázható működés kialakítása.
Az iSolutions-nél az onboarding nem egyszerű „átvétel”.
Hanem egy tudatosan felépített folyamat, amelynek célja, hogy a céged hosszú távon is biztonságosan és kiszámíthatóan működjön.
👉 IT-szolgáltató váltásán gondolkozol? Vedd fel velünk a kapcsolatot, és nézzük meg, hogy tudunk neked segíteni!
