VIGYÁZAT! Az árnyék IT lehet, hogy már a Te cégedben is felütötte a fejét, csak nem tudsz róla!
Már évek óta tart a digitalizáció térhódítása, de a magyar KKV-k körében még mindig meglepően nehezen valósul meg a vállalati felhőre való átállás. Az üzleti informatikai rendszerek szakértőjeként azt tapasztaljuk, hogy számos hazai vállalkozás benne ragadt abban a gyakorlatban, hogy szinte mindent a levelezésen keresztül oszt meg az ügyfelekkel és munkatársakkal. Ám mivel sok esetben ezek az email rendszerek nincsenek jól karbantartva, lassúak és elavultak, így nehézkessé válik rajtuk a kommunikáció és a közös munka. Az ilyen cégeknél általában szépen lassan kialakul egy úgynevezett árnyék IT kultúra, amelyben a munkatársak a nagyobb hatékonyság érdekében a már jól bevált privát digitális eszközeiket kezdik el használni a céges adatok megosztására is. És hogy ez miért óriási probléma? Ebben a cikkben elmagyarázzuk.
Nagyon sok múlik a hatékony email rendszeren
Sajnos a legtöbb hazai cégben az e-mail rendszerek szakszerű karbantartása semmilyen szinten nem élvez prioritást és sok vállalkozásnál nem figyelnek oda arra, hogy időnként ezeket a rendszereket is frissíteni kell. Emellett sok cég nem jól méri fel, hogy milyen kapacitású levelezőre lenne szüksége, így a vállalkozás igényeihez képest igencsak szűkre szabott keretek közt próbálja megoldani az emailezést. Szintén rossz gyakorlat, de sajnos nem egyedi eset, hogy a cég kvázi az adatok tárolására használja az email rendszerét. A rosszul kezelt email rendszerben való létezés azonban rendkívüli módon megnehezítheti a munkát egy cég számára és jelentős akadályokat gördít a kommunikáció zökkenőmentes áramlása elé.
A shadow IT kialakulása a korszerűtlen céges IT rendszerek következménye
Természetes, hogy amikor a rosszul működő céges IT rendszerek miatt a munka nehézkessé válik, a dolgozók gyors megoldást keresnek a problémákra. Például elkezdik a privát Google Drive-jukon megosztani az ügyfelekkel a céges fájlokat, vagy Facebook chaten, Viberen és egyéb privát platformokon küldözgetni az információt, úgy, hogy a vezetőség erről a legtöbbször nem is tud. És bár látszólag megoldódott egy probléma, sajnos ilyenkor keveredik igazán nagy bajba a vállalkozás
Íme a 3 legjelentősebb veszély a shadow IT-val kapcsolatban:
1. A céges adatok átkerülnek a kevésbé védett privát fiókokra
A céges adatok privát Google Drive vagy Facebook fiókokon keresztüli megosztása azért egy rendkívül veszélyes gyakorlat, mert ahogyan azt az elmúlt években tapasztaltuk, ezek a fiókok sajnos kevésbé védettek, mint a céges rendszerek. Ráadásul a legtöbb felhasználó nem elég tudatos a digitalizációt tekintve és nem is tesz meg mindent annak érdekében, hogy ezek a felületei védettek legyenek. Sokan alkalmaznak gyenge jelszavakat, kihagyják a kétlépcsős hitelesítést, nyilvános hálózatokon használják a rendszereiket, vagy bejelentkezve maradnak olyan készülékeken, amit másokkal közösen, a barátaikkal, vagy a családdal együtt használnak, ami a céges adatokra nézve óriási biztonsági kockázatot jelent.
2. A cégnek nincs kontrollja a saját adatai felett
Ugyanúgy, ahogy a céges könyvelést, vagy szerződéseket sem hordják haza a munkatársak, úgy a vállalat adatait se szerencsés, ha a személyes platformokon kezelik. Ráadásul, ha a kolléga elmegy a cégtől, a vállalkozás nem tudja, milyen adatok maradnak nála, ami még a munkatársak minden jóindulata mellett is súlyos problémákhoz vezethet. Üzleti informatika szakértőként nem győzzük felhívni a vállalatok vezetőinek figyelmét arra, hogy ma már az adat ugyanolyan vagyona a cégnek, mint a pénzbevétel, az iroda berendezése, vagy a járműflotta, így egy vállalkozás sem engedheti meg magának, hogy ne tudja, hogy éppen kinél vannak az adatai, vagy hogy ki fér hozzá a céges információkhoz.
3. A privát fiókokon való adatkezelés GDPR szabályokba ütközik
Az Európai Unió által előírt adatvédelmi rendelet betartása mérettől és tevékenységtől függetlenül minden vállalkozás számára kötelező. Mivel a privát fiókokon való adatkezelés semmiféleképpen nem felel meg a GDPR szabályoknak, így akár súlyos jogi következményekkel is járhat, ha a cég ügyfeleinek, vagy partnereinek adatai privát fiókokról szivárognak ki. Ráadásul az anyagi károk mellett ilyenkor a cégeknek a hírnéven esett sérülésekkel is szembe kell nézniük.
A legfontosabb IT biztonsági szabványokról egy korábbi cikkünkben részletesen is írtunk. Olvasd el és tudj meg többet!
Ha nem tudod megállítani, állj az élére!
A shadow IT azért üti fel a fejét olyan sűrűn a hazai cégek életében, mert sok esetben jobban működik a vállalkozás saját digitális rendszereinél. Éppen ezért a cégeknek felelős lépéseket kell tenniük annak érdekében, hogy az adatok kezelése és megosztása terén egyértelmű szabályokat hozzanak és hatékony platformokat biztosítsanak, amelyek segítségével csökkenthető az adatszivárgás kockázata. Ha a vállalat alkalmazottai az irodában is olyan fejlett eszközöket kapnak, amelyeket a privát életben megszoktak és szeretnek, minden bizonnyal használni fogják azokat, amire az elmúlt években már a legnagyobb szoftvergyártók is rájöttek.
A legfejlettebb vállalati felhőrendszerek már havi pár ezer forintért elérhetőek a cégek számára
A Google és a Microsoft a vállalkozások legújabb igényei mentén folyamatosan fejleszti a rendszereit. Ennek köszönhetően a Google Workspace és a Microsoft 365 is hatékony megoldásokat kínál a modern munkavégzés és együttműködés kihívásaira. Úgy látjuk, hogy a hazai KKV-k többségét az a téves elképzelés tartja vissza a felhőbe költözéstől, hogy egy ilyen átállás túl nagy kiadást jelent. Pedig a cégek saját igényeire szabott digitális megoldások a munkavállalókra vetítve már havi pár ezer forintért elérhetőek. A korszerű vállalati felhőrendszerek ráadásul maximális biztonságot nyújtanak a kommunikáció és céges adatok számára és akár 25-30%-kal is hatékonyabbá tehetik a feladatvégzést.
A Google Workspace biztonságos és egyszerű IT megoldást nyújt a KKV-k modern üzleti igényeire
A Google Workspace egy csomagban kínál e-mailt, chatet, fájlmegosztást, videóhívást, naptárat és együttműködést, mindezt integrálva és olyan módon, hogy a vállalatnak teljes kontrollja van az adatai felett. A hozzáférések és jogosultságok kiosztásával a vállalkozás pontosan meg tudja határozni, hogy mely felhasználók kezelhessék a céges adatokat, így ha például egy munkatárs távozik a cégtől, a Google fiókjának törlésével automatikusan megszűnik a hozzáférése a céges levelezésekhez és adatokhoz. Emellett a Google Workspace nagy előnye az ingyenes Google szolgáltatásokkal szemben, hogy az ügyfelek adatait semmilyen szinten nem használja fel.
Az iSolutions teljes körű támogatással segíti a cégek felhőre való átállását
A technológia mellett az IT-tudatosság növelése is kulcsfontosságú ahhoz, hogy a vállalatok hatékonyan és biztonságosan működjenek a modern üzleti környezetben. Az iSolutionsnél abban is segítjük ügyfeleinket, hogy a felhőrendszerekben történő munka a mindennapok részévé váljon. Így mi nemcsak a technikai hátterét biztosítjuk a modern együttműködésnek, de igény esetén bemutatjuk és le is oktatjuk ezeket a rendszereket, valamint távoli segítségnyújtással folyamatos rendelkezésre állást biztosítunk ügyfeleinknek a felmerülő kérdések vagy probléma esetén.
