Esettanulmány: G-Smart bevezetés a JoyBox-nál - IT megoldás a dinamikus növekedésre szabva
Így segítettük átláthatóvá tenni ügyfelünk pénzügyeit az adminisztrációs terhek megszüntetése mellett
Az üzleti folyamatok hatékony nyomon követése minden vállalat számára kihívás, különösen a KKV cégek esetében, hiszen ezeknél a vállalkozásoknál ritkán áll rendelkezésre akkora munkaerő-kapacitás, hogy a projektek pénzügyi és operatív adminisztrációját külön csapat kezelje. A piacon elérhető vállalatirányítási és projektkövető szoftverek gyakran drágák, és nem feltétlenül azt nyújtják, amire az adott cégnek valóban szüksége van. Sokszor a vállalkozásoknak kell alkalmazkodniuk a rendszer logikájához, ahelyett, hogy a rendszer szolgálná ki aműködésüket. A G-Smart megoldás ebben is különbözik a hagyományos projektmenedzsment szoftverektől, hiszen teljes mértékben testre szabható, költséghatékony és a cég valódi igényeihez igazodik. Erről már mi is többször írtunk, most pedig egy konkrét esettanulmányon keresztül szeretnénk bemutatni, hogy a G-Smart milyen hozzáadott értéket teremt az üzleti működésben.
Ügyfelünk a JoyBox Event Kft.
A The JoyBox Event Kft. egy dinamikus kreatív ügynökség, amely rendezvényszervezésen túl egyedi PR-megjelenési és kommunikációs megoldásokat kínál ügyfeleinek. A cég főként projekt alapon működik. Bár csapatuk mindössze 8-10 főből áll, a JoyBox portfóliójában olyan nemzetközi nagyvállalatok szerepelnek, mint az HBO, a SkyShowtime és számos egyéb világszinten ismert márka. A cég tevékenysége rendkívül sokszínű: premierek, csapatépítők, gálák, konferenciák és tematikus események szervezését egyaránt magas színvonalon végzik. A JoyBox 2024-ben közel 700 millió forintos árbevétellel zárta az évet, és továbbra is folyamatosan fejlődik.
Stabil IT nélkül nincs valódi növekedés
A JoyBox működésének kulcsa a hatékonyság és a jól átlátható keretrendszer, amihez elengedhetetlen a munkaerő és az IT infrastruktúra skálázhatósága. Ehhez azonban csak egy stabil és hatékony vállalatirányítási rendszer adhat biztos alapot. Az iSolutions csapatának érkezése előtt a JoyBox egy kisebb informatikai szolgáltatóval dolgozott együtt, akik főként nyomtatók és fénymásolók üzemeltetésére specializálódtak, rendszergazda feladatokat csak mellékesen láttak el. A végeredmény: ideiglenes, „sufnituning” megoldások, amelyek idővel komoly technológiai és biztonsági kockázatokat okoztak.
A JoyBox nem azt kapta, amit kért, hanem azt, amire valóban szüksége volt
A JoyBox kezdetben azért kereste meg az iSolutions-t, mert megbízható és hatékony rendszer keresett a növekvő adminisztrációs feladatai kiváltására. Bár több céggel tárgyaltak, és számos rendszert kipróbáltak, egyik sem bizonyult igazán megfelelőnek, de az iSolutions G-SMART rendszerében megtalálták, a megoldást.
Egyszerű és átlátható üzleti folyamatok minden szinten – Ez a G-Smart
A JoyBox vezetői számára kulcsfontosságú volt, hogy olyan rendszert találjanak, amely nem csupán hatékony és skálázható kereteket ad a napi munkavégzéshez, hanem minden munkatárs számára könnyen átlátható és egyszerűen kezelhető is. Bár a vezetők korábbi tapasztalataikból jól ismerték a nagyvállalati SAP rendszereket, ezek túlságosan merev, bonyolult és nehezen tanulható megoldásoknak bizonyultak egy kreatív, dinamikus ügynökség számára. A G-Smart ezzel szemben pontosan azt kínálta, amire ügyfelünknek szüksége volt. A rugalmas, kényelmes és felhasználóbarát megoldás tökéletesen illeszkedik a cég működéséhez, és a használata sem igényel speciális IT kompetenciát.
Testreszabott technológia, valós idejű adatok, és pénzügyi átláthatóság
A G-Smart a Google Workspace lehetőségeire épít, így a JoyBox számára nem jelentett nagy változást a használata, mivel korábban is Sheet táblákon vezették projektjeiket. A rendszer Google App Script segítésgével köti össze a munkalapokat, így valós időben, automatikusan frissülnek az adatok, és átfogó riportok készülnek. A cél az volt, hogy a pénzügyi folyamatok átláthatóbbá váljanak, hiszen a JoyBox számos alvállalkozóval és külső partnerrel dolgozik együtt. Korábban a projektmenedzserek és a pénzügy feladata volt követni a cash-flow folyamatokat, azonban sokszor hosszas utánajárást igényelt egy-egy tranzakció lekövetése. A G-Smart révén egyszerűen nyomon követhető, mely számlák érkeztek be, mi lett kifizetve, és hol vannak elmaradások, amivel jelentősen csökkent az adminisztrációs teher és az anyagi kockázat. Ezeket a riportokat a JoyBox a partnereivel is megosztja, így biztosítva a pénzügyi átláthatóságot.
A G-Smart mögötti biztos háttér a Google
A piacon számtalan projektmenedzsment és vállalatirányítási megoldás érhető el, ám ezek megbízhatósága gyakran kérdéses. Nem ritka, hogy egy kisebb fejlesztőcég vagy startup dob piacra egy ígéretes rendszert, amely kezdetben jól működik, ám egy idő után elmaradnak a frissítések, az eszköz elavul, sőt maga a cég is eltűnik a piacról. A G-Smart ezzel szemben biztos alapokra épül: a megoldás mögött a Google, a világ egyik piacvezető technológiai vállalata áll. Ennek köszönhetően a rendszer folyamatos frissítése és magas szintű biztonsága garantált. A Google Workspace-be beépülő Gemini AI a jövőben még hatékonyabb fejlesztési és automatizálási lehetőségeket kínál, amely tovább növeli a G-Smart értékét a vállalatok számára. A JoyBox szempontjából pedig komoly üzleti előny, hogy szabványos megoldást használnak nincsenek egy beszállítóhoz kötve.
Első lépés az üzleti célok megértése
A G-Smart rendszer bevezetése nem szimplán technológiai átállás volt. Az iSolutions először alaposan feltérképezte a JoyBox működését, üzleti céljait és a meglévő IT infrastruktúrát. A rendezvényszervezés világa rendkívül élénk, a határidők szorosak, az utolsó pillanatig bármi változhat, így elengedhetetlen volt, hogy a tervezés során mindezeket az igényeket figyelembe vegyük. A JoyBox vezetősége világosan megfogalmazta elvárásait, melyeket az iSolutions fordított le a technológia nyelvére, végül így kezdtük meg közösen a G-Smart rendszer kialakítását.
Mac környezetben is otthon vagyunk
A JoyBox számára kiemelten fontos szempont volt, hogy az IT partnerük jártas legyen a Mac-es környezetben is, hiszen a munkatársaik 90%-a Mac gépeken dolgozik. Az iSolutions ebben is maximálisan megfelelt az elvárásoknak: specialista csapatuk otthonosan mozog a Mac gépek és programok világában, legyen szó hardveres vagy szoftveres megoldásokról. Ez a fajta Mac-specifikus szakértelem ritka a kisebb IT cégeknél, így az iSolutions ezen a területen is komoly versenyelőnyt képvisel a hazai piacon.
Fél év intenzív közös munka a tökéletes rendszerért
A fejlesztési és bevezetési folyamat közel fél évig tartott, amely kezdetben hosszúnak tűnt az ügyfelünk számára. Azonban hamar nyilvánvalóvá vált, hogy ennyi idő valóban szükséges ahhoz, hogy egy hosszú távon is működőképes, és hatékony rendszer épüljön ki. Az iSolutions és a JoyBox szakemberei napi szinten dolgoztak együtt, közösen oldották meg a felmerülő kérdéseket, és lépésről lépésre alakították ki a rendszert. Az ügyfél számára különösen pozitív élmény volt a az iSolutions fejlesztőjének nyitott, proaktív és stratégiai gondolkodású hozzáállása. A siker titka az volt, hogy mindkét fél jelentős időt és energiát fektetett a munkába: a JoyBox folyamatosan tesztelte a fejlesztéseket, és vállalta az extra feladatokat is, mint a projektek utólagos felvezetése. A befektetett munka pedig megtérült, hiszen ma már elegendő csak az új projekteket rögzíteni, ami minimális időráfordítást igényel.
Tapasztalat és rutin az üzleti szemléletű IT megoldások terén
Az iSolutions évtizedes tapasztalattal és kimagasló szaktudással rendelkezik az üzleti IT megoldások terén. Nem csupán a G-Smart fejlesztésekben vagyunk jártasak, hanem mélyen ismerjük az üzleti folyamatokat és működési sémákat is. Bár minden vállalat működése egyedi, pontosan tudjuk, hogy az alapmodellek és célok a legtöbb esetben nagyon hasonlóak.
A JoyBox a G-Smart bevezetés mellé stabil IT hátteret is kapott
A JoyBox kezdetben a G-Smart rendszer bevezetésére szerződött velünk, azonban az együttműködés során hamar világossá vált, hogy a cég IT infrastruktúrája szakértő rendszerüzemeltetést igényel. Az alapos felmérés után feltártuk a szükséges fejlesztéseket, valamint világos és érthető javaslatokat is tettünk a megvalósításra. A nyílt és közvetlen kommunikáció, a rugalmas rendelkezésre állás, valamint a gyors és hatékony IT megoldások valódi üzleti értéket teremtenek ügyfelünknek.
„Az iSolutions-szel való együttműködés során nemcsak egy profi IT partnert ismertünk meg, hanem egy olyan csapatot, akikre valóban számíthattunk a teljes folyamat alatt. Kiemelném a nyitott, őszinte kommunikációt és azt a segítőkész, pozitív hozzáállást, ami minden megbeszélést és a közös munkát is jellemezte. Olyan rendszert kaptunk tőlük, ami nemcsak a mindennapi működésünket teszi gördülékenyebbé, hanem stabil alapot biztosít a jövőbeni növekedéshez és versenyelőnyt jelent a piacon. Jó szívvel ajánlom őket bárkinek, aki korszerű technológiai megoldásokat és hosszú távon megbízható IT partnert keres.” – Márton Geri, CFO – JoyBox
